Robotic Process Automation: qual è la situazione oggi?

Dal vostro osservatorio, quali sono oggi i maggiori ambiti di applicazione della Robotic Process Automation (RPA) e qual è il grado di interesse da parte delle imprese italiane nei confronti di questa tipologia di soluzioni?

La quantità di tempo che si trascorre a eseguire attività ripetitive è incredibile: i task manuali o l’inserimento di dati su sistemi software aziendali occupano buona parte della giornata di un impiegato.

Le organizzazioni possono oggi affidarsi alla tecnologia, in particolare all'automazione robotica dei processi (RPA), per ridurre le mansioni ripetitive, consentendo ai dipendenti di dedicarsi a mansioni a maggior valore.

Al contrario, un lavoro monotono riduce la soddisfazione del dipendente, traducendosi in minore produttività ed alte inefficienze.

L'RPA riduce al minimo gli errori di digitazione, accelera il lavoro e riduce i costi. Libera i dipendenti da mansioni banali e ripetitive, mettendo a frutto le loro competenze umane. Trasferendo le attività a minor valore ai bot RPA, l'azienda acquisisce una maggiore efficienza che le consente di: incrementare la produttività, automatizzare i workflow, eliminare gli errori umani, ridurre i costi di manodopera e gestire il rischio di compliance.

Tutti questi risultati migliorano le performance e riducono i costi, contribuendo al successo di una azienda.

Oggi la RPA è utilizzata in molti settori diversi, da quello dei servizi finanziari all’assistenza sanitaria, dalla produzione al settore pubblico o nella vendita al dettaglio.

L’utilizzo della RPA è ormai diffuso anche grazie alla sua facilità di applicazione in qualsiasi campo di business. Praticamente qualsiasi processo ripetibile ad alto volume, guidato da precise regole aziendali è un ottimo candidato per l’automazione.

L'RPA offre valore in tutti i settori di business e in tutte le funzioni. All'interno di un'organizzazione, tutte le aree aziendali possono trarre beneficio dall'RPA. Alcuni esempi delle più comuni aree aziendali/processi automatizzabili sono:

Amministrazione, Finanza e Controllo (gestione ordini, elaborazione pagamenti, reportistica, fatturazione, gestione preventivi, riconciliazioni bancarie, chiusure, consolidamenti, incassi, ecc.) – Information Technology (monitoraggio di server e app, elaborazione e distribuzione e-mail, backup e ripristino, ecc.) – Risorse Umane (elaborazione paghe, gestione presenze, onboarding, reclutamento back office, ecc.) – Gestione Operativa (gestione delle scorte, pianificazione della domanda e dell'offerta, ecc.) – Servizio Clienti (gestione degli ordini, creazione account cliente, ecc.).

Tra gli ambiti in cui i vendor attivi nell’offerta di soluzioni per la RPA stanno maggiormente investendo vi sono certamente contabilità e finanza. Le aziende possono, infatti, trarre grande vantaggio dall’uso della RPA per gestire i documenti fiscali, i pagamenti ma anche collegando questi aspetti alla supply chain ossia alla gestione degli ordini, del magazzino, e così via.

In pratica, sul mercato si stanno affermando soluzioni in grado di automatizzare l’intero ciclo dell’ordine: quello attivo, dalla predisposizione degli ordini in entrata alla fatturazione, e quello passivo, ossia tutti i processi e i workflow che riguardano gli acquisti aziendali, dalla gestione completa dei fornitori di materie prime alle verifiche di magazzino, fino ai pagamenti.

Gli ambiti di utilizzo possono essere ancora più ampi se si pensa che l’RPA si sta spostando ben oltre la semplice automazione delle attività diventando IRPA (Intelligent RPA). L'RPA intelligente potenzia le funzionalità esistenti grazie all'intelligenza artificiale (AI) e alle tecnologie di machine learning. Queste innovazioni consentono all'RPA di automatizzare le attività lavorative che sono più cognitive (basate su conoscenze e valutazioni).

Se infatti la RPA è costruita per replicare un processo, l’intelligenza artificiale riesce invece a imparare da ciò che vede e ad andare oltre l’esecuzione di compiti ripetitivi.

L’integrazione della RPA con le diverse forme di intelligenza artificiale consente allora una moltiplicazione dei possibili campi di applicazione della Robotic Process Automation.

Applicando strumenti di AI come i modelli di machine learning e l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP), l'RPA intelligente supporta l'iperautomazione, la capacità di identificare, controllare e automatizzare rapidamente i processi di business e IT. L'RPA intelligente è in grado di esaminare ed elaborare dati semi strutturati e non strutturati, visualizzare videate e comprendere discorsi, sostenendo conversazioni con utenti e clienti.

La diffusione di tali progetti è in crescita e la pandemia è stata in certi casi capace di innescare accelerazioni in termini di sviluppo ed investimento.

Nel 2021 si stima che la vendita di sistemi RPA (Robotic Process Automation) abbia generato un giro d’affari globale attorno all’1,9 miliardi di dollari e che sia destinato ad aumentare, fino a raggiungere nel 2030 i 13 miliardi di dollari.

Secondo un report reso noto da Market Research Future, il mercato globale della Robotic Process Automation dovrebbe valere 2,7 miliardi di dollari nel 2023, il che farebbe registrare un tasso di crescita globale anno su anno a partire dal 2019 davvero importante. Questo valore assoluto è riconducibile perlopiù a investimenti effettuati in Nord America ed Europa.

Anche in Italia la spesa per soluzioni e servizi per l’applicazione dell’Intelligenza Artificiale e della Robotic Process Automation è aumentata.

In Italia il Mise ha messo in agenda per il piano di implementazione produttiva del Paese l’Intelligenza Artificiale (I.A), pubblicando il Programma Strategico per l’Intelligenza Artificiale (I.A.) 2022-2021, in cui ha dichiarato non solo quanto i sistemi di digitali siano maturi nella capacità di apprendimento e ragionamento, ma anche la loro centralità nella società e nelle attività economiche di settori trainanti.

Così come il PNRR mette sul piatto oltre 40 miliardi di euro destinati alla digitalizzazione del Paese. Di questi la gran parte indirizzati alla transizione digitale del mondo pubblico e del sistema produttivo privato: per innovare, digitalizzare e mettere in sicurezza la PA e per la digitalizzazione del sistema produttivo allo scopo di aumentarne la competitività.

Tuttavia, per vari motivi legati anche alla cultura del nostro paese, la percentuale dei progetti attivi in Italia in ambito RPA o IRPA è percentualmente ancora molto bassa.

Parte dell’ostacolo risiede nella cultura del lavoro, ancora non matura sui temi dello sviluppo digitale né della robotica automatizzata.

Si guarda ancora con scetticismo alla RPA, permangono dubbi verso la trasparenza nella modalità di gestione delle procedure automatizzate, si teme di esporsi nell’affidarsi a sistemi automatizzati a volte gestiti da altri e non direttamente controllabili (temi attuali sono certamente quelli della cybersecurity, della gestione delle credenziali di accesso, delle abilitazioni ed autorizzazioni, della gestione della segregation of duties o del GDPR e trattamento dei dati).

Fortunatamente a livello Europeo possiamo assistere ad una vera e propria spinta verso una legislazione più orientata alla tutela sia dei consumatori sia degli aspetti etici legati a queste nuove tecnologie.

Purtroppo alcuni timori sono al momento difficili da superare forse ancor più rispetto a costi o infrastrutture.

La strada da percorrere è ancora lunga tuttavia la crescita a livello globale e, anche se solo in misura minore, a livello nazionale dell’Intelligent RPA nell’ultimo triennio dimostra come sia in aumento la consapevolezza che l’hyperautomation aiuti il successo delle aziende.

In che modo introdurre al meglio la RPA in azienda, tenuto conto del suo impatto sui processi e su modalità di lavoro consolidate negli anni?

Come dicevamo l’RPA può essere utilizzato per automatizzare processi: ripetitivi, con ampi margini di errore, basati su regole che hanno tempi critici o caratterizzati da stagionalità.

L’ adozione della RPA sta accelerando in tutto il mondo grazie alla sua facilità di applicazione e all’alto valore che apporta alle imprese in termini di trasformazione digitale.

I vantaggi delle soluzioni RPA vanno oltre la riduzione dei costi e includono: tempi ridotti e produttività migliorata, flessibilità e scalabilità, precisione migliorata, miglioramento del morale dei dipendenti, maggior tempo per innovare concentrandosi sul cliente, acquisizione di dati strutturati e dettagliati.

Come si può intuire, l’automazione dei processi grazie alla RPA può portare numerosi vantaggi all’azienda sotto forma di risparmio di costi, velocità, riduzione degli errori, standardizzazione dei processi, compliance, servizio 24/7.

I software per la RPA lavorano in ambiti e ruoli operativi che sempre più saranno destinati a essere abbandonati dalle persone, si tratta di task noiosi, ripetitivi, poco qualificati. In generale, i processi dove possono intervenire i software sono quelli che hanno un elevato indice di standardizzazione.

La RPA ha un forte impatto non solo sui sistemi informativi e tecnologici, ma anche sulle persone e sui processi. Mentre i bot RPA gestiscono infatti determinate attività, le persone possono e devono essere messe nelle condizioni di portare valore aggiunto mettendo a frutto la propria professionalità. Il fine ultimo della RPA è far sì che la forza lavoro sia concentrata sulle attività più rilevanti, il che inevitabilmente passa per una revisione dei processi e dell’assegnazione dei compiti.

La tecnologia RPA deve contribuire allo spostamento delle attività operative e di controllo che solitamente richiedono personale espressamente dedicato, interno o esterno, verso una “digital workforce”. Con il duplice vantaggio di valorizzare il capitale umano in virtù dell’assegnazione di compiti a maggior valore e di abbattimento dell’effort e della spesa associati ai workflow automatizzati.

La RPA è quindi uno strumento formidabile a disposizione delle aziende e come tale deve essere utilizzato nel modo più corretto, uno strumento complementare e non sostitutivo dell’intelletto umano.

Per tale ragione è importante anche saper comunicare con il personale, predisponendo il più possibile il giusto contesto per questa trasformazione. Infatti un altro dei rischi della robotic process automation è  pensare di imporre un cambiamento così importante dall’alto, senza considerare le abitudini e le competenze che i lavoratori hanno sviluppato negli anni. Può sembrare di minore importanza, ma creare consenso attorno a questo tipo di scelte è una sfida non marginale.

Che ruolo ricopre la Robotic Process Automation nella vostra value proposition e in che modo operate per consentire ai clienti di coglierne pienamente i benefici?

È fondamentale premettere che accademicamente l’RPA non è solo da considerarsi come la tecnologia per l’automazione ma piuttosto come una metodologia che abbraccia il ciclo di vita di un processo aziendale nella sua interezza: dalla scoperta dei use case a cui applicarla, alla progettazione del software necessario sino alla distribuzione del software stesso.

Una caratteristica unica di alcuni strumenti RPA è rappresentata dalla loro accessibilità ai non programmatori, che consente agli esperti di dominio privi di competenze di programmazione di creare e implementare workflow RPA. Noto come citizen developer, questa figura, priva di esperienza di coding, è l'esperto di dominio della routine lavorativa che è soggetta all'automazione.

Sebbene questa caratteristica democratizzi l'RPA, gli scenari più avanzati richiedono comunque capacità e competenze tecniche più evolute. Tali competenze, unite a esperienze ampie e diverse, ad acceleratori consolidati ed a una distintiva capacità di governance, aiutano a disegnare la value proposition di Exprivia in ambito RPA ed hyperautomation.

Exprivia offre ai propri clienti servizi e soluzioni tecnologiche che consentono di digitalizzare i processi per renderli più efficienti, flessibili, resilienti e adattabili al proprio business. I clienti di Exprivia sono le imprese, medie e grandi, del settore pubblico e privato per le quali le tecnologie digitali rappresentano una leva strategica per rafforzare la propria competitività.

Exprivia propone ai propri clienti l’hyperautomation come approccio sistematico per identificare, esaminare e automatizzare rapidamente il maggior numero possibile di processi aziendali e IT. Essa comporta l'uso orchestrato di più tecnologie, strumenti o piattaforme. Esempi includono AI, machine learning, event-driven software, robot process automation (RPA), suite BPM intelligenti, IPaS (piattaforme di integrazione as a service), strumenti low-code e altri tipi di strumenti di supporto all’automazione delle decisioni, dei processo e dei task.

L’implementazione di Robotic Process Automation, quindi, rientra in una più ampia value proposition incentrata sulla cultura dell’automazione come elemento competitivo in grado di generare un’ottimizzazione dei processi. Non ci limitiamo quindi ad offrire una delle tante soluzioni RPA tra quelle che il mercato offre.

Riusciamo a farlo perché conosciamo bene le tecnologie e gli strumenti, la cybersecurity, i settori di business ed i processi che andiamo ad automatizzare. E su questa base che strutturiamo i nostri migliori servizi.

Per una iniziativa di automazione accuratamente pianificata suggeriamo di partire da una valutazione top-down dei workflow esistenti. L'intelligent RPA abbinata a strumenti di business process intelligence aiuta a identificare rapidamente i processi aziendali che trarrebbero i maggiori vantaggi dall'automazione. 

Una volta identificati i migliori processi candidati, siamo pronti ad analizzare, progettare, implementare e rilasciare l’RPA più efficace allo scopo, nel minor tempo possibile.

Tre sono i fronti sui quali, come Exprivia, quotidianamente puntiamo l’attenzione:

• Consolidamento delle competenze con una attività di ricerca e studio continuo nell’ambito dell’hyperautomation;
• Rafforzamento delle nostre capacità nella ricerca di use case e nello sviluppo di modelli di automazione intelligente;
• Supporto ai clienti su tematiche innovative e di ricerca consolidando soluzioni sperimentali e portandole verso la piena produzione operativa.