Whistleblowing

Exprivia è da sempre attenta alla prevenzione dei rischi che potrebbero compromettere la gestione responsabile e sostenibile del proprio business ed è convinta che operare nel rispetto dei principi etici è premiante per l’attività aziendale. Allo scopo contrasta il verificarsi di fenomeni derivanti dalla violazione del complesso normativo a presidio della correttezza, onestà e lealtà in ogni rapporto sia interno che esterno facendo proprio un impegno alla “tolleranza zero” nei confronti della corruzione sotto qualsiasi forma, ribadito sia nel Codice Etico che nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato ai sensi del D.lgs. 231/01 sin dal 31/3/2008.

Per questo, aderendo anche alle indicazioni del Codice di autodisciplina per le società quotate nella Borsa Italiana, Exprivia ha introdotto una piattaforma digitale che consente a tutti gli stakeholder di segnalare - attraverso un portale on-line – ipotesi di condotte illecite o irregolarità e violazioni di procedure e disposizioni aziendali.

Le segnalazioni saranno trattate dal Comitato Etico di Exprivia e dall'Organismo di Vigilanza. Il Comitato Etico è, costituito dall'Internal Audit, dal Responsabile della funzione Risorse Umane e dal Responsabile della funzione Legale.

Il sistema consente l’invio di segnalazioni senza l’obbligo di registrarsi né di dichiarare le proprie generalità. Qualora il Segnalante scelga di indicare le proprie generalità, ne è garantita la riservatezza.

Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente normativa sulla protezione dei dati personali, intendendosi il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) nonché di qualsiasi altra normativa in materia applicabile in Italia, nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dei soggetti coinvolti, con particolare riguardo alla riservatezza della loro identità e alla sicurezza del trattamento.

NORMATIVA

• Legge n. 179 del 30 novembre 2017 “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” 
• Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell´articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300“
• Codice Etico Exprivia
• Modello di Organizzazione Gestione e Controllo di Exprivia ai sensi del D. Lgs. 231/2001
• Regolamento europeo 2016/679 – GDPR (General Data Protection Regulation) del 27 aprile 2016
• Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” integrato con le modifiche introdotte dal Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101 “Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)”

FAQ

1. Chi può inviare una segnalazione?
Chiunque può inviare una segnalazione a Exprivia; oltre ai dipendenti in Italia e all’estero, tutti coloro che operano per conto o a favore del Gruppo Exprivia o che intrattengono relazioni d’affari attraverso qualunque tipo di contratto o incarico (clienti, fornitori, partner, consulenti, agenti, stagisti, …)

2. Qual è l’oggetto delle segnalazioni?
Le segnalazioni devono riguardare, in generale, il ragionevole e legittimo sospetto o la consapevolezza in buona fede di condotte illecite o di irregolarità nell’ambito dell’attività lavorativa che possano nuocere all’integrità del Gruppo Exprivia. Esse devono quindi essere riconducibili a:

• violazioni del Codice Etico (discriminazioni, molestie, conflitto d’interessi, …);
• violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D. Lgs. 231/2001;
• in generale, fatti che possono integrare reati o arrecare danno (patrimoniale o di immagine) al Gruppo Exprivia;
• violazioni di disposizioni o procedure interne sanzionabili in via disciplinare.

Non devono essere oggetto di segnalazione e, in ogni caso, verranno ignorati dal sistema:

• fatti basati su “voci” o “per sentito dire”;
• lamentele di carattere personale.

3. Quali canali posso utilizzare per inviare una segnalazione?
Possono essere utilizzati i seguenti canali:

• portale web: Whistleblowing
• e-mail: ODV@exprivia.com e/o exprivia@pec.it
• numero telefonico +39 080 3382070
• indirizzo di posta ordinaria Organismo di Vigilanza / Internal Audit / Responsabile dell’Ufficio Legale / Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane Via Adriano Olivetti n.11 70056 – Molfetta (BA)
• attraverso la rete intranet aziendale

Il portale web è il canale di segnalazione primario adottato da Exprivia.

4. Quali sono i contenuti di una segnalazione?
La segnalazione deve contenere elementi utili a consentire agli organismi preposti all’analisi e al trattamento della segnalazione stessa di procedere alle opportune verifiche a riscontro della sua fondatezza. La segnalazione deve pertanto contenere la descrizione dei fatti (inclusi luoghi e date), i soggetti coinvolti, eventuali nomi di altri soggetti che possono riferire sui fatti; può anche contenere allegati (documenti, foto, registrazioni audio e video).

5. Posso inviare una segnalazione anonima?
Sì, è possibile inviare segnalazioni anonime. Exprivia prenderà in considerazione tali segnalazioni qualora gli elementi indicati siano circostanziati in modo da far emergere fatti e situazioni sui quali sia possibile operare i necessari riscontri.

6. Chi prenderà in carico e tratterà la mia segnalazione?
Le segnalazioni vengono ricevute, analizzate, verificate e trattate dall’Internal Audit, dall’Organismo di Vigilanza, dal Responsabile dell’Ufficio Legale e dal Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane. Nel caso in cui si ritenga che uno dei componenti del team di valutazione sia coinvolto in qualche misura nella segnalazione o si ritenga necessario o anche solo opportuno che uno di tali componenti debba essere escluso dalla gestione della segnalazione, è possibile, utilizzando il portale web, evidenziare tale circostanza all’interno del portale stesso ed escludere determinati soggetti dall’invio.

7. Posso seguire lo stato di lavorazione della mia segnalazione?
Certamente. L’autore della segnalazione potrà avere continuo riscontro in merito all’evoluzione della sua specifica segnalazione utilizzando il codice univoco fornitogli dal portale web all’atto dell’apertura della segnalazione.