In applicazione dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) si informa che i suoi dati personali sono raccolti in occasione della configurazione del suo account nel Tenant Microsoft 365 del Gruppo Exprivia, per consentirle l’accesso. Qualora partecipa a riunioni, meeting ed eventi organizzati dalle Società del Gruppo sulla piattaforma “Teams” di Microsoft, l’eventuale registrazione e trascrizione della piattaforma Microsoft Teams comporta la raccolta di dati personali quali le immagini e la voce.

Le Società del Gruppo Exprivia, nella loro qualità di Titolari autonomi del trattamento, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”) e del D. Lgs. 196/2003 (di seguito “Codice Privacy”), come modificato dal D. Lgs. 101/2018 recante disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del GDPR, le forniscono con la presente, le informazioni per il trattamento dei suoi dati personali nonché delle registrazioni video e audio raccolti durante riunioni, meeting ed eventi organizzati dalle Società del Gruppo sulla piattaforma “Teams” di Microsoft. Le Società Titolari si impegnano a tutelare i dati personali in osservanza e, secondo i principi dettati dalle norme citate.

Alcune delle Società del Gruppo Exprivia hanno sede in Paesi extra UE che non hanno una normativa considerata adeguata dalla Commissione UE, ai sensi dell’art. 45 del GDPR. Le Società del Gruppo che procedono al flusso extra UE verso le Società del Gruppo che si trovano in Paesi extra UE con tutela non adeguata hanno, comunque, provveduto alla stipula di specifiche Clausole contrattuali standard per legittimare detti flussi. Pertanto, le Società extra UE pur non essendo assoggettate alla normativa privacy UE, operano come Titolari del trattamento per quei trattamenti che coinvolgono cittadini UE o che vengono effettuati sul territorio di uno Stato UE, come potrebbero essere i trattamenti effettuati tramite TEAMS o altre funzionalità del sistema Microsoft 365.

Il tenant di Microsoft 365 è situato in Paesi del UE. Per maggiori informazioni di come Microsoft gestisce il tenant si veda la pagina web informativa https://learn.microsoft.com/it-it/microsoft-365/solutions/tenant-management-overview?view=o365-worldwide.

1. Titolari del trattamento

Ciascuna delle società del Gruppo Exprivia elencate di seguito, utilizzando il Tenant Microsoft 365 del Gruppo societario, potrà organizzare eventi (ad esempio riunioni o videocall) da cui derivano i trattamenti di dati personali degli interessati che partecipano agli eventi.

Per ogni singolo evento organizzato mediante Microsoft 365, il Titolare autonomo del trattamento dei dati personali è la Società che ha organizzato la riunione e che quindi, può attivare le funzioni di registrazione e trascrizione, per il tramite di un proprio lavoratore autorizzato che le ha inviato l’invito a partecipare.

I Titolari del trattamento sono:

• Exprivia SpA, con Sede Legale in via A. Olivetti, 11- Molfetta (BA);
• Exprivia Project S.r.l., con Sede Legale in Via della Bufalotta, 378 – Roma;
• Exprivia do Brasil Serviços de Informatica Ltda, con Sede legale in Av Franklin Roosevelt, 115, Conj 705 Parte Centro, Rio De Janeiro CEP 20021-120;
• Exprivia S.L.U., con Sede legale in Avenida de Europa, 19. 28108 – Alcobendas (Madrid);
• Exprivia Mexico SA de CV, con Sede legale in Av. Ejercito Nacional 216 Piso 12 Oficina 1210  Col. Anzures CP 11590 Ciudad de México;
• Exprivia IT Solutions (Shanghai) Ltd, con Sede legale in Shanghai Suite 1008 – J.D. Tower – 2790 Zhongshan North Road Putuo District Shanghai – P.R. China
• ACS -D GmbH, con Sede legale in Löwenstraße 4-8, D63067 Offenbach am Main;
• Balance S.p.A., con Sede Legale in Via Valtorta, 43 – Milano;
• BALANCE ALBANIA SH.P.K., con Sede Legale in Rruga “Ibrahim Rrugova”, Pallati Nr.5 “Sky Tower”, Apartamenti Nr.3, në Kati 8, Tirane.

Inoltre, Microsoft opera come Responsabile del trattamento nominato ai sensi dell’art. 28 del GDPR per la gestione del servizio Teams.

2. Fonte e categorie di dati trattati

Le immagini e gli audio saranno raccolti automaticamente dal software Teams di Microsoft che, tramite la funzione di recording and transcription, procede a registrare la schermata di meeting in corso o, in caso di trascrizione a registrare gli interventi dei partecipanti per produrre un summary dell’incontro. I dati personali trattati sono, a titolo esemplificativo, dati identificativi (ad es. nome, cognome, email) del partecipante, il volto, la voce ed eventuali ulteriori informazioni personali comunicate tramite chat o voce durante il meeting.

Nel caso sia necessario configurare un account per consentirle di accedere ad altre funzionalità, potranno essere raccolti ulteriori dati inerenti alla sua mansione lavorativa, alla sua società di appartenenza, e ulteriori dati anagrafici e di contatto.

Inoltre, saranno raccolti i dati come le credenziali di accesso e la cronologia per consentirLe di fare uso di Teams, nonché dati di log per fini di sicurezza.

La registrazione della Sua immagine e della Sua voce avverrà solo nel caso in cui Lei l’autorizzi nella specifica riunione l’attivazione del suo microfono e/o la sua telecamera. In caso di diniego Lei potrà fare uso della sola modalità di ascolto.

3. Finalità del trattamento

La registrazione di immagini video e voce dell’Interessato tramite la funzione di recording di Teams, e successivo trattamento da parte delle Società, è svolto, a seconda dei casi, per una o più delle seguenti finalità:

a) Necessità di registrare l’incontro per scopi formativi/informativi a favore del proprio personale o di terzi (es. webinar, eventi o presentazione di servizi);

b) Necessità di business, per cui sia necessario condividere le registrazioni ad altri componenti del team interno ad Exprivia o ad un terzo autorizzato, al fine di aggiornarsi sulle attività in corso oggetto dell’incontro;

c) Per riunioni in cui vanno assunte decisioni di importanza rilevante in ottica core business al fine di documentare l’incontro ed evitare fraintendimenti o interpretazioni errate e perseguire, quindi, un fine difensivo in via stragiudiziale;

d) Necessità di documentare l’incontro ai fini di legge o di contratto (ad esempio, registrazioni da allegare a verbali di fine progetto, stato avanzamento lavori, assemblee degli organi societari, ecc.). Per le assemblee degli organi societari viene consentita la modalità alternativa della presenza in azienda al fine di garantire gli aventi diritto.

e) Oltre ai casi sopra elencati, per ulteriori circostanze per le quali diviene necessaria la trascrizione in differita dei punti chiave dell’incontro.

f) Per fini di sicurezza informatica.

La base giuridica:

• per le finalità di cui alla lettera a), nei confronti dei dipendenti è costituita dal legittimo interesse mentre nei confronti di terzi è costituita dall’adempimento degli obblighi contrattuali o precontrattuali.
• per le finalità di cui alla lettera b), per il trattamento relativo ai dipendenti è costituito dal legittimo interesse mentre nei confronti dei terzi è dato dall’obbligo contrattuale o precontrattuale.
• per le finalità di cui alla lettera d) è obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento, oppure per l’adempimento di obblighi precontrattuali e contrattuali.
• per le ulteriori finalità, è data dal legittimo interesse.

Per tutte queste finalità, tuttavia, le viene richiesto il consenso con riferimento ai dati costituiti dalle immagini e dalla voce; tale consenso le sarà richiesto all’accesso dell’evento o, comunque, all’attivazione della registrazione e/o della trascrizione. Un suo eventuale diniego le consentirà di ascoltare gli interventi dei partecipanti ma non le consentirà di interagire e, pertanto, non potrà riattivare il microfono e la webcam. In particolare, prima all’avvio della funzionalità di recording i partecipanti vengono avvisati dal Titolare in modo da consentire agli stessi di abbandonare la sede di incontro virtuale oppure di fornire un diniego alla richiesta di consenso. Il sistema Le consente tecnicamente, in taluni casi, di autorizzare la funzione di registrazione audio ma non la registrazione video ma ciò non sarà possibile in caso di assemblee aventi valore legale.

Lei potrà, inoltre, sempre revocare, in modo agevole e gratuito, il consenso. La revoca del consenso, in ogni caso, non inficia i precedenti trattamenti e il Titolare valuterà nel caso specifico se esimersi da ogni successivo trattamento dei suoi dati personali basati sul consenso o se potrà continuare a trattarli in presenza di un obbligo di legge (es. assemblee degli organi societari di ciascuna società Titolare) o per il legittimo interesse del Titolare a seguito della valutazione del bilanciamento di interessi, se emerge che gli interessi legittimi perseguiti dal Titolare non prevalgono sugli interessi o sui diritti o sulle libertà fondamentali dell’interessato (es. in caso di esigenze difensive sopravvenute). Ciò anche in ragione del fatto che all’avvio della funzionalità di recording i partecipanti vengono avvisati dal Titolare per consentire agli stessi di abbandonare il meeting.

Se si renderà necessario crearle un account, la finalità di trattamento è di consentirle di accedere con credenziali al tenant del Gruppo Exprivia al fine di facilitare la comunicazione e la collaborazione con il Titolare. In tal caso la base giuridica è costituita dagli accordi contrattuali o precontrattuali stipulati con lei o con la sua Organizzazione di appartenenza

4. Modalità del trattamento

I dati sono trattati dal Titolare del trattamento con modalità e procedure elettroniche, anche con l’ausilio di mezzi elettronici, telefonici, telematici o comunque automatizzati. Sono utilizzate le medesime modalità e procedure anche quando i dati sono comunicati per i suddetti fini ai soggetti terzi, indicati nella presente informativa, i quali, a loro volta, sono impegnati a trattarli per le specifiche finalità indicate nella presente informativa, con modalità e procedure conformi alla normativa vigente.

5. Ambito di comunicazione dei dati personali

Una volta terminata la registrazione, questa viene memorizza di default sul cloud di TEAMS in una cartella della riunione visualizzabile e accessibile solo all’organizzatore e agli utenti delle Società Titolari del Gruppo Exprivia che abbiano partecipato alla riunione. Eventuali utenti guest esterni alla rete del Gruppo Exprivia che partecipano alla riunione possono esclusivamente visualizzare la registrazione tramite il proprio browser sul computer o dispositivo mobile. La condivisione delle registrazioni all’esterno dell’ambiente cloud di TEAMS è ammessa solo ai fini di eseguire un adempimento legale o contrattuale cui è soggetto il Titolare. Per eventuali ulteriori informazioni su come Microsoft tratta detti dati personali, si faccia riferimento al link https://www.microsoft.com/it-it/privacy/privacystatement.

Inoltre, i dati personali dell’Interessato potranno essere acquisiti ed utilizzati, esclusivamente per le finalità della presente Informativa, anche da soggetti che trattino i dati per conto del Titolare, designati da quest’ultimo quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. Per maggiori informazioni sulla DPA (Data Protection Addendum) di Microsoft, nella sua qualità di Responsabile del trattamento si veda il link https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA.

La comunicazione dei dati personali inoltre, potrà essere eseguita in adempimento di obblighi di legge e per difendere o esercitare un diritto in sede giudiziaria.

I dati personali raccolti non saranno oggetto di diffusione, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione.

6. Trasferimenti al di fuori dell’Unione Europea

I dati personali verranno archiviati ed elaborati all’interno dell’Unione Europea.  In particolare, il tenant di Microsoft 365, dove risiedono i dati personali trattati, è ospitato in datacenter Microsoft situati in UE. Il trattamento dei dati è eseguito da personale autorizzato e dall’Italia. In ogni caso, per casi di trattamento eccezionali e rari in cui sono autorizzati personale del Gruppo Exprivia di Società situate fuori dal UE, Exprivia SpA ha provveduto alla stipula con i Titolari appartenenti al Gruppo Exprivia situati in Paesi extra UE – nei cui confronti non esista una decisione di adeguatezza della Commissione europea per la protezione dei dati personali – alla stipula di clausole contrattuali tipo approvate dalla medesima Commissione ai sensi della normativa applicabile. Per un elenco aggiornato delle Società del Gruppo Exprivia si faccia riferimento al pagina web del sito istituzionale del Gruppo Exprivia https://old.exprivia.it/it/location/.

7. Politica in materia di conservazione dei dati

Le registrazioni vengono automaticamente salvate sul cloud Teams dove sono conservate per 120 giorni prima di essere spostate di default nel cestino. Gli organizzatori della riunione possono estendere la data di conservazione modificando il pannello dei dettagli del file delle registrazioni della riunione conformemente alle specifiche finalità di trattamento dei dati (finalità contrattuale, finalità precontrattuale). Le registrazioni delle riunioni possono essere recuperate dal cestino fino a 93 giorni dopo l’eliminazione. Qualora ci siano finalità difensive la conservazione potrà estendersi fino al passaggio in giudicato della sentenza.

I dati personali raccolti per generare il suo account saranno conservati fino al termine del suo rapporto, o di quello della sua Organizzazione di appartenenza, con il Titolare di riferimento.

8. Diritti dell’Interessato

Gli interessati al trattamento possono esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 e ss. del Regolamento UE 679/2016 compatibilmente con la natura e la tipologia dei dati trattati.

Per esercitare i diritti, gli interessati dovranno presentare apposita istanza rivolgendosi alla Società di riferimento, nella sua qualità di Titolare del trattamento,  per il tramite della funzione della capogruppo, all’indirizzo mail ufficio.privacy@exprivia.com, specificando il Titolare a cui si rivolge, oppure al Data Protection Officer della capogruppo dpo_expriviaspa@exprivia.com. I medesimi diritti potranno essere esercitati scrivendo alla Sede del Titolare, agli indirizzi riportati in premessa, ed indicando, preferibilmente, nell’oggetto “privacy”. Può visionare l’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento facendone richiesta con le medesime modalità di cui sopra.

Inoltre, gli interessati che ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione del Regolamento in materia di privacy hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (ai sensi dell’art. 77 del Regolamento stesso) agli indirizzi specificatamente pubblicati sul sito istituzionale dell’Autorità stessa (www.garanteprivacy.it) con sede in Roma Piazza Venezia, 11 CAP 00187) o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 Regolamento).

Exprivia S.p.A. con sede legale in Molfetta (BA), in Viale Adriano Olivetti nr 11, nella qualità di Titolare autonomo del trattamento dei dati, (di seguito il “Titolare”), svolge i processi di selezione dei candidati per posizioni disponibili nella stessa Exprivia S.p.A. o nelle seguenti Società controllate appartenenti al Gruppo Exprivia:

• Exprivia Projects S.r.l. con sede in Roma alla Via della Bufalotta nr 378;
• Balance S.p.A. con sede in Milano alla Via Valtorta 43.

1. LE FINALITA’

I dati da Lei forniti per il tramite di altri titolari del trattamento a cui Lei ha fornito autorizzazione a comunicarli ad altre società interessate (ad esempio Università, siti di e-recruitment, intermediari come Linkedin, ecc.), verranno trattati per le seguenti finalità:

• ricerca e selezione del personale per opportunità di lavoro;
• analisi statistiche e indagini di mercato, previa anonimizzazione dei Suoi dati nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati;
• adempimento ad eventuali obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa comunitaria (inclusa la normativa privacy).

2. I TIPI DI DATI

I Suoi dati personali sono costituiti dalle informazioni che Lei ha inserito sul Suo CV, liberamente presentati, e concernono, in via esemplificativa, i dati anagrafici, i dati di contatto, l’eventuale immagine e le informazioni inerenti il Suo profilo professionale.

In ogni caso, La invitiamo a rilasciare esclusivamente le informazioni che sono necessarie per valutare la Sua candidatura e, soprattutto, Le chiediamo di non inserire assolutamente dati non necessari e/o categorie particolari di dati (ad esempio i dati sulla salute o la vita sessuale, l’orientamento sessuale, la razza o, ancora, i dati relativi alle convinzioni politiche, religiose, sindacali o filosofiche o i dati genetici o biometrici).

Laddove si ritenga che tali dati siano essenziali per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del Titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, in presenza di una base legale e di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato, il trattamento sarà possibile anche senza il Suo consenso (poiché ad esempio appartiene a categorie protette).

3. LA FONTE DEL DATO E BASE LEGALE DEL TRATTAMENTO

Le informazioni vengono da Lei rilasciate per il tramite di altre organizzazioni a cui ha acconsentito la comunicazione o la diffusione alle società che offrono lavoro (ad esempio Università, società di servizi online che facilitano l’incontro tra domande e offerte di lavoro come Monster, Linkedin ecc.).

Ulteriori Suoi dati potrebbero essere raccolti, laddove, a seguito del colloquio, emerga un interesse alla Sua posizione e solo in presenza delle condizioni di cui all’Opinion 2 del 2017 del Gruppo dei Garanti ex art 29 Dir. 95/46/CE (WP249) anche mediante terzi (es. fonti open source per verificare la veridicità dei dati inseriti nel suo CV), laddove Lei dovrà rivestire particolari cariche in azienda che espongano i Titolari anche in termini di immagine aziendale (es. direttori, procuratori, manager ed altri profili professionali elevati oppure cariche in cui l’elemento fiduciario è essenziale o ancora nel caso in cui tale attività sia indicata nell’annuncio di lavoro cui Lei ha risposto inviando il suo CV tramite i siti sopra indicati).

La base legale del trattamento è costituita da esigenze di carattere precontrattuale su istanza del soggetto interessato, adempimenti di obblighi di legge e dal legittimo interesse dei Titolari, come la finalità di sicurezza, le esigenze difensive e le comunicazioni infragruppo.

Lei può sempre opporsi, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento effettuato per legittimi interessi. Il legittimo interesse consente anche la comunicazione infragruppo cui Lei, pertanto, può opporsi; in tal caso il suo CV durante il periodo di conservazione non potrà essere visualizzato in presenza di una ricerca di personale con le sue competenze da parte delle altre società del Gruppo (ad esempio Exprivia Project S.r.l.). Il Titolare in tal caso si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato, oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. In ogni caso, il Titolare Le garantisce che l’eventuale immagine presente sul CV, da Lei spontaneamente inserita, non sarà usata per fini discriminatori.

4. LE MODALITA’

Il suo CV sarà inserito in un sistema informatico, pertanto, il trattamento avverrà mediante strumenti informatici e telematici, comunque idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

5. LA NATURA DEL CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati è facoltativo ma necessario per perseguire le finalità sopra indicate.

6. TRASFERIMENTO A TERZI E ALL’ESTERO

Ferme restando le comunicazioni effettuate in esecuzione di obblighi di legge, di regolamento, di normativa comunitaria, il Suo curriculum vitae potrà essere comunicato alle altre Società del Gruppo con sede in Italia (ad esempio Exprivia Project s.r.l.) che ne facessero richiesta per le proprie attività di ricerca e selezione del personale laddove si ritenga che la Sua posizione professionale possa essere di loro interesse o che potranno accedere al programma di gestione del personale limitatamente a tali dati.

L’accesso sarà effettuato solo in presenza della necessità di ricercare un profilo professionale simile al suo ed in presenza, quindi, di un interesse legittimo della Società del Gruppo e configura un’ipotesi di comunicazione infragruppo come da Considerando 48 del GDPR. Le altre Società del Gruppo, quali titolari autonomi del trattamento, procederanno successivamente all’accesso e nei tempi e secondo le modalità previste dal Codice privacy e dal GDPR al rilascio dell’informativa privacy.

Al di fuori di tali ipotesi, nessun dato sarà comunicato o diffuso a terzi e non saranno trasferiti in Paesi Extra UE.

7. LA CONSERVAZIONE

Il Titolare conserva i Suoi dati per il periodo strettamente necessario alla valutazione della Sua candidatura rispetto alle posizioni lavorative aperte dal medesimo Titolare. Tale periodo di conservazione, tenuto conto della complessità della struttura societaria viene valutato in diciotto (18) mesi. Laddove lei abbia rifiutato l’offerta di lavoro presentataLe da parte del Titolare oppure non vi sia alcun interesse da parte dello stesso alla sua candidatura, lo stesso procederà alla cancellazione del suo CV. Nel caso in cui Lei abbia comunque interesse affinché il Titolare possa valutare il suo CV per un periodo maggiore, nonostante la mancata accettazione dell’offerta, Le chiediamo di aggiornare o confermare il suo curriculum prima della scadenza di tale periodo di conservazione, consentendole quindi di avvalersi di nuove possibilità di valutazione per le eventuali nuove posizioni lavorative ricercate dal Titolare o dalle altre società del Gruppo.

8. I DIRITTI DEGLI INTERESSATI ED ORGANI DI RECLAMO

In ogni momento, Lei si potrà rivolgere a Exprivia S.p.A. all’indirizzo mail ufficio.privacy@exprivia.com, oppure al suo Data Protection Officer dpo_expriviaspa@exprivia.com, per esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione limitazione del trattamento, opposizione al trattamento, portabilità dei dati e gli altri diritti di cui all’art. 15 e ss. Regolamento europeo.

I medesimi diritti potranno essere esercitati scrivendo alla sede del Titolare ed indicando nell’oggetto “privacy”.

Può visionare l’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento facendone richiesta agli indirizzi sopra indicati o presso la sede del Titolare. Inoltre, Lei potrà proporre reclamo innanzi all’Authority privacy, attraverso il sito www.garanteprivacy.it, o inviandolo presso la sede a Roma a Piazza Venezia, 11, laddove ritenga vi sia stata una violazione dei suoi dati personali.

In applicazione degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 (Regolamento in materia di protezione dei dati personali, di seguito anche GDPR) e in conformità con quanto previsto dal Provvedimento generale sulla videosorveglianza dell’8 aprile 2010 adottato dal Garante per la Protezione dei dati personali, nonché delle linee guida sul trattamento dei dati personali in materia di servizi di videosorveglianza n. 3/2019 adottate dal Comitato Europeo, si informa di quanto segue.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO.

I Titolari autonomi del trattamento, appartenenti al Gruppo Exprivia sono:

• Exprivia S.p.A., P.IVA 08825020723 avente sede legale in Molfetta (BA) alla Via A. Olivetti n.11;
• Exprivia Projects S.r.l., P.IVA 05306881003, avente sede legale in Roma alla Via della Bufalotta 378 e appartenente.

Di seguito, il termine Exprivia indicherà indistintamente entrambi i Titolari del trattamento.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Exprivia, è dotata di un impianto di videosorveglianza che raccoglie immagini video riprese per le finalità di:

• Tutela del patrimonio aziendale, ovvero al fine di prevenire il compimento di atti vandalici, di danneggiamento, furti e aggressioni, anche allo scopo di agevolare le attività investigative spettanti alla pubblica sicurezza;
• Esigenze di sicurezza dei luoghi di lavoro, ovvero per garantire la sicurezza negli ambienti di lavoro a tutela dei lavoratori e delle persone che a vario titolo frequentano i locali aziendali.

Le sedi legali ed operative ove è attivo l’impianto sono:

• Molfetta alla Via A. Olivetti n. 11;
• Molfetta alla Via G. Agnelli n. 5.

L’impianto è composto da postazioni dedicate, utilizzabili solo da personale incaricato e situate presso le reception di sede, che potranno visionare in sincronia le immagini riprese. Le stesse immagini saranno anche registrate in tempo reale e potranno essere visualizzate in modalità asincrona dal personale interno appositamente incaricato, solo ed esclusivamente per l’espletamento delle proprie mansioni lavorative correlate alle finalità di sicurezza sopra menzionate e/o alle finalità di gestione/manutenzione tecnica degli impianti.

I supporti con cui vengono registrati e conservati i dati personali (immagini video riprese dalle telecamere) sono situati in locali protetti e non accessibili se non dal personale debitamente autorizzato all’accesso e incaricato del trattamento dei dati stessi.

BASE GIURIDICA

La base giuridica del trattamento dei dati per mezzo del suindicato sistema di videosorveglianza è il legittimo interesse perseguito da Exprivia S.p.a. ai sensi dell’art 6, lett. f) GDPR per le suindicate finalità. Il bilanciamento del legittimo interesse è stato valutato anche attraverso l’accordo sottoscritto con le rappresentanze sindacali aziendali, in osservanza di quanto disposto dall’art. 4 Legge 300/1970 in materia di divieto di utilizzo di apparecchiature per finalità di controllo a distanza delle attività lavorative. Lei può sempre opporsi al trattamento effettuato per legittimo interesse, in tal caso il Titolare si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

CATEGORIE DI DATI TRATTATI

Saranno trattati i dati personali inerenti alle immagini video riprese dal sistema di videosorveglianza di tutti coloro che attraverseranno le aree videosorvegliate, segnalate da apposita cartellonistica (informativa semplificata), nel rispetto di quanto prescritto dall’art. 4 Legge 300/1970 (c.d. Statuto dei lavoratori).

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO.

I dati personali (immagini video riprese dalle telecamere) raccolti attraverso il sistema di videosorveglianza saranno trattati solo ed esclusivamente per il perseguimento delle suindicate finalità e in conformità ai principi di necessità, di liceità, di trasparenza, di correttezza nonché dei principi di limitazione dei trattamenti e della conservazione in osservanza della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

Il trattamento dei dati personali avverrà mediante l’utilizzo di un sistema attivo 24 ore su 24 con logiche strettamente correlate alle menzionate finalità di sicurezza e comunque in modo da garantire la riservatezza dei dati stessi.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali registrati saranno conservati per un lasso di tempo stabilito in 7 giorni, decorso il quale i dati stessi verranno automaticamente cancellati dal sistema, salvo casi espressamente previsti dalla legge e/o casi di esigenze aziendali correlate alle festività e/o agli orari di chiusura e apertura degli uffici, nel rispetto del suindicato Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali in materia di Videosorveglianza. Si specifica che i dati registrati non verranno associati e/o interconnessi con altri sistemi informatici, a meno di esigenze di difesa o richieste delle Autorità giudiziarie.

La loro conservazione per un periodo superiore a quello indicato avverrà solo nel caso si siano verificati degli illeciti e/o siano in corso indagini delle Autorità di pubblica sicurezza e/o degli organi di Polizia Giudiziaria.

COMUNICAZIONE

I dati raccolti e registrati non saranno oggetto di diffusione ma potranno essere comunicati alle Autorità di pubblica sicurezza e/o degli organi di Polizia Giudiziaria in caso di specifica richiesta degli stessi ed altri soggetti previsti dalla legge.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli interessati al trattamento possono esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 e ss. del Regolamento UE 679/2016 compatibilmente con la natura e la tipologia dei dati trattati (immagini riprese dalle telecamere).

Per ulteriori approfondimenti in merito ai diritti esercitabili in materia di Videosorveglianza si rinvia ai provvedimenti e/o alle linee guida adottate dalle autorità di controllo nazionali ed europee in materia.

Per esercitare i diritti, gli interessati dovranno presentare apposita istanza rivolgendosi al Titolare ufficio.privacy@exprivia.com, specificando il Titolare a cui si rivolge, oppure al Data Protection Officer dpo_expriviaspa@exprivia.com per Exprivia S.p.A., dpo_expriviaprojects@exprivia.com per Exprivia Projects S.r.l.. I medesimi diritti potranno essere esercitati scrivendo (al Titolare o al Data Protection Officer) alla sede del titolare ed indicando, preferibilmente, nell’oggetto “privacy”. Può visionare l’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento facendone richiesta con le medesime modalità di cui sopra.

Inoltre, gli interessati che ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione del Regolamento in materia di privacy hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (ai sensi dell’art. 77 del Regolamento stesso) agli indirizzi specificatamente pubblicati sul sito istituzionale dell’Autorità stessa (www.garanteprivacy.it) con sede in Roma Piazza Venezia, 11 CAP 00187) o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 Regolamento).

Exprivia S.p.A., con sede legale in via A. Olivetti, 11- Molfetta (BA), nella sua qualità di Titolare del trattamento dei dati, Le rilascia le seguenti informazioni, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche GDPR), poiché i dati sono stati raccolti direttamente presso il soggetto interessato.

1. TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI E FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

1.1 I dati che trattiamo sono esclusivamente dati comuni direttamente raccolti presso di Lei mediante la compilazione dei form online di registrazione all’evento. Tali dati sono costituiti dal nominativo, dalla mail aziendale e dalla società di appartenenza.

 

1.2 Immagini e videoriprese – Durante la partecipazione all’evento, potranno altresì essere raccolti ulteriori Dati Personali (quali ad esempio) filmati, registrazioni vocali e immagini, ad esempio attraverso videoriprese, registrazioni sonore e fotografie (in base alla tipologia di evento organizzato).

2. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO E BASE LEGALE

2.1 REGISTRAZIONE E PARTECIPAZIONE EVENTI

La raccolta del suo nominativo e della sua mail è effettuata per consentirLe di iscriversi e di partecipare all’evento cui Lei stesso si è registrato online.

Gli eventi, infatti, sono ad accesso limitato e controllato tenendo conto della capienza delle sale convegni e delle esigenze di sicurezza fisica.

BASE LEGALE – La base legale di questo trattamento è costituita dall’art. 6 comma 1 lettera b) del GDPR, poiché il trattamento viene effettuato adottando una misura precontrattuale su istanza del soggetto interessato.

Per questa finalità non le chiediamo alcun consenso e tenga conto che il mancato rilascio di uno o più consensi non influenzerà sulla possibilità di registrarsi e partecipare all’evento.

CONSERVAZIONE – I suoi dati potranno essere conservati per due anni salvo eventuali esigenze difensive.

 

2.2 SOFT SPAMMING

Nel caso in cui la Società presso cui Lei lavora abbia effettuato l’acquisto di un prodotto o un servizio e la sua mail sia stata raccolta dal Titolare per tale acquisto, potremmo utilizzare l’indirizzo e-mail fornito nel contesto dell’acquisto dei servizi o dei prodotti, per trasmetterLe comunicazioni commerciali concernenti esclusivamente prodotti o servizi analoghi a quelli acquistati dalla società in favore della quale Lei presta la sua attività lavorativa.

Tali comunicazioni commerciali non verranno trasmesse dal Titolare qualora lei si sia opposto a tale uso, in modo del tutto gratuito, al momento dell’acquisto del prodotto o del servizio, o in occasione di successive comunicazioni nelle modalità consentite dalla legge ed indicate nella comunicazione.

BASE LEGALE – La base legale del trattamento è costituita dall’art. 130, comma 4, del Codice privacy.

CONSERVAZIONE – In questo caso la conservazione dei dati avrà luogo per tutta la durata del contratto, salvo il caso in cui lei abbia esercitato il diritto di opposizione a ricevere ulteriori comunicazioni.

 

2.3 MARKETING DIRETTO

Exprivia S.p.A., in caso di Suo specifico consenso (e fatte salve le ipotesi di soft spamming, di cui sopra), potrà inviarLe comunicazioni promozionali e di marketing, inclusi inviti ad altri eventi, whitepaper, newsletter e ricerche di mercato, offerte promozionali, iniziative commerciali, materiale pubblicitario, vendita diretta e compimento di ricerche di mercato, sui servizi di Exprivia o di società del Gruppo facendo uso della mail che Lei ha indicato per registrarsi all’evento (“Finalità di marketing diretto”).

BASE LEGALE – La base legale del trattamento è l’art. 6 comma 1 lettera a) del GDPR, vale a dire il suo consenso.

CONSERVAZIONE – I dati saranno conservati per due anni, decorso tale periodo Le sarà inviata una mail nella quale Le chiederemo se è ancora interessato  a ricevere mail da parte di Exprivia S.p.A. per essere informato su eventuali eventi o per ricevere white paper, newsletter o le altre attività di direct marketing sopra indicate. Solo se Lei convaliderà l’interesse potrà ricevere successive comunicazioni per i successivi due anni; in caso contrario la sua mail sarà cancellata. Resta fermo il suo diritto di procedere in qualsiasi momento, anche prima del decorso del termine biennale, alla revoca del consenso.

 

2.4 FINALITÀ DIFENSIVA E BASE LEGALE

Exprivia S.p.A.  potrà trattare i suoi dati nell’eventualità in cui sia necessario accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o in ambito stragiudiziale (“Finalità difensiva”).

BASE LEGALE – Per la Finalità difensiva la base giuridica è da rinvenirsi nell’art. 6 comma 1 lettera f) del GDPR, in quanto il trattamento è necessario per soddisfare eventuali esigenze difensive.

CONSERVAZIONE – Per tale finalità la conservazione avrà luogo al periodo massimo di prescrizione del diritto, lungo l’intera attività difensiva e per il periodo massimo di dieci anni decorrenti dall’emanazione della sentenza da mettere in esecuzione.

 

2.5 ADEMPIMENTO DI OBBLIGHI DI LEGGE

I suoi dati potranno essere impiegati per l’adempimento degli obblighi di legge come in caso di richiesta dell’autorità giudiziaria o per dare seguito alle sue istanze privacy.

BASE LEGALE – In tale caso la base legale del trattamento è costituita dall’art. 6 comma 1 lettera c).

CONSERVAZIONE – In tale caso la conservazione avrà luogo per dieci anni.

 

2.6 RIPRESE AUDIO-VIDEO NEGLI EVENTI

Le immagini e riprese audio – video potrebbero essere impiegate per fini di marketing attraverso la diffusione sul sito o sui canali social del Titolare del trattamento o delle altre società del Gruppo Exprivia per informare circa l’evento stesso che si è tenuto. Tali immagini potrebbero, inoltre, essere inserite su materiale informativo relativo ad altri eventi analoghi oppure su materiale promozionale. Nel caso in cui Lei non intenda essere acconsentire all’impiego della sua immagine per le finalità sopra indicate Le chiediamo cortesemente di sedersi negli appositi SPAZI PRIVACY segnalati all’accesso nelle sale eventi, in cui è garantita la mancata raccolta dell’immagine.

BASE LEGALE Per tali finalità Le chiediamo il consenso espresso per cui la base legale del trattamento è l’art. 6 comma 1 lettera a).

CONSERVAZIONE

Per queste ipotesi i suoi dati saranno conservati per due anni dall’evento. Nel caso in cui la finalità sia di carattere pubblicistico giornalistico, per la quale non occorre il consenso del soggetto interessato la conservazione potrà avere luogo per cinque anni.

3. Consenso e revoca

Per quei trattamenti per i quali è necessario procedere alla raccolta del consenso come base di legalità, Lei potrà sempre procedere alla revoca.

Ad esempio, per il marketing diretto potrà revocare il consenso in ogni momento, rivolgendosi alla mail del DPO, ed al fine di agevolarla in ogni mail promozionale troverà il link per esercitare il suo diritto di opposizione.

La revoca del consenso non inficia i trattamenti precedentemente eseguiti.

4. RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI (DPO)

Il Titolare del trattamento ha nominato, unitamente alle altre società del Gruppo Exprivia, un Responsabile della protezione dei dati personali o Data Protection Officer in conformità agli artt. 37 ss. del Regolamento UE 2016/679 che può essere contattato: al seguente indirizzo e mail: DPO_ExpriviaSpa@exprivia.com.

5. COMUNICAZIONE E/O DIFFUSIONE DEI DATI

Nell’ambito dell’organizzazione di Exprivia, i tuoi dati potranno essere trattati dai dipendenti che necessitano di conoscerli e/o utilizzarli limitatamente allo svolgimento delle relative mansioni e ai fini della fornitura dei servizi richiesti. Tali soggetti sono nominati per iscritto da Exprivia S.p.A. quali autorizzati del trattamento e formati sugli obblighi previsti dal GDPR. Questa ipotesi non costituisce una forma di comunicazione ma di trasferimento dei dati.

I Suoi dati, invece, potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:

• consulenti esterni (es. studi legali) per l’esercizio del diritto di difesa o per fini di sicurezza informatica;
• istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Authority privacy per l’adempimento di obblighi di legge;
• previo consenso, le altre società del Gruppo Exprivia, che potranno usarli per fini di marketing
• previo consenso, i Partner dell’evento che potranno impiegarli per invitarLa ad altri eventi.

I dati personali raccolti non saranno oggetto di diffusione.

 

5.1 LE ALTRE SOCIETÀ DEL GRUPPO EXPRIVIA

Con riferimento alla comunicazione dei Suoi dati personali, essi potranno essere comunicati alle altre società del Gruppo Exprivia, come Present SpA, che agirà quale autonoma titolare del trattamento per la stessa finalità di marketing di cui al paragrafo Finalità – Marketing diretto.

Le società del Gruppo Exprivia potranno promuovere i loro servizi utilizzando la mail da lei inserita per la registrazione all’evento, nel caso in cui Lei abbia prestato lo specifico consenso alla comunicazione. Anche in questo caso il consenso è sempre revocabile anche in modo parziale ossia con riferimento solo ad una o più delle società del Gruppo Exprivia.

Per esercitare i diritti privacy può rivolgersi direttamente al DPO del Titolare in premessa, specificando il Titolare a cui si rivolge, alla mail DPO_ExpriviaSpa@exprivia.com.

Tutti gli elementi della presente informativa, ivi inclusi quelli relativi alle finalità, alla conservazione, alla base legale, al consenso ed alla sua revoca, ai diritti e alle modalità di esercizio debbono essere considerati applicabili anche alle altre società del Gruppo Exprivia tenendo conto che, l’origine del dato, ex art. 14 GDPR, è data proprio da Exprivia S.p.A..

 

5.2 LE SOCIETÀ PARTNERS DEGLI EVENTI

In caso di Suo consenso Exprivia S.p.A., potrà procedere alla comunicazione dei Suoi dati personali a tutte le società partner dell’evento che potrà visionare accedendo a questo link. Esse, quali autonomi titolari del trattamento potranno fare uso della sua mail per invitarLa ad altri eventi analoghi a quello cui Lei si è registrato o per ulteriori comunicazioni di marketing.

Anche in questo caso il consenso è sempre revocabile. Le ricordiamo che il consenso è revocabile anche in modo parziale, ad esempio, con riferimento a solo alcuni soggetti indicati nella lista dei Partner.

Tutti gli elementi della presente informativa, ivi inclusi quelli relativi alle finalità, alla conservazione, alla base legale, al consenso ed alla sua revoca, ai diritti e alle modalità di esercizio debbono essere considerati applicabili anche alle Società Partner tenendo conto che l’origine del dato, ex art. 14 GDPR, è data proprio da Exprivia S.p.A..

6. Trasferimento extra UE

I tuoi dati personali saranno conservati in banche dati a disposizione di Exprivia  S.p.A. collocati all’interno dell’Unione Europea.

Non trasferiamo i Suoi dati personali al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo per le finalità di cui al paragrafo 2 della presente informativa.

In particolare, in caso di trasferimento verso Paesi terzi per i quali la Commissione Europea non abbia emesso un giudizio di adeguatezza del livello di protezione dei dati personali, Exprivia adotterà le misure di garanzia previste dal Capo V “Trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali” del Regolamento, tra cui la sottoscrizione di clausole contrattuali standard.

Per quanto riguarda, invece, il trasferimento dei dati alle altre Società del Gruppo Exprivia con sede in Paesi extra UE non dotati di normativa adeguata, esso avrà logo esclusivamente nel caso in cui siano state sottoscritte delle clausole contrattuali standard.

7. Diritti degli interessati

Gli “interessati”, ovvero le persone fisiche cui si riferiscono i dati, possono, in qualunque momento, esercitare i seguenti diritti di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR:

• Diritto d’accesso: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali alle informazioni specificate nell’art. 15 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
• Diritto di rettifica: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
• Diritto alla cancellazione: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, qualora sussistano i motivi specificati nell’art. 17 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
• Diritto di limitazione di trattamento: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dall’art. 18 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
• Diritto alla portabilità dei dati: ha il diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che la riguardano forniti al titolare del trattamento. Ha altresì il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento, senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti, qualora ricorrano i presupposti previsti dall’art. 20 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
• Diritto di opposizione: ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano nei casi e con le modalità previste dall’art. 21 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
• Diritto in qualsiasi momento di revocare il consenso ex art. 7 c. 3 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, ferma la liceità del trattamento effettuato sulla base del consenso successivamente revocato;
• Diritto a non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona, secondo le modalità previste dall’art. 22 del Gdpr.

I suddetti diritti possono essere esercitati inviando una richiesta ad Exprivia S.p.A., all’indirizzo sopra indicato, oppure al Responsabile della Protezione dei dati appositamente nominato e sempre contattabile all’indirizzo e-mail  DPO_ExpriviaSpa@exprivia.com.

Inoltre lei ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo, laddove ritenga che il trattamento dei Suoi dati avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento o ritenga che la risposta che Le è stata già rilasciata dal Titolare non sia soddisfacente, www.garanteprivacy.it, come previsto dall’art. 77 del Regolamento medesimo o adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

Questa privacy policy e cookies è fornita agli utenti/visitatori che interagiscono con il sito web ufficiale del Gruppo Exprivia, accessibile per via telematica a partire dall’indirizzo https://www.exprivia.it che corrisponde alla home page del sito, ai sensi:

• dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679;
• del Provvedimento dell’Autorità privacy italiana n. 229 dell’8 maggio 2014 (Individuazione delle modalità semplificate per l’informativa e l’acquisizione del consenso per l’uso dei cookie);
• del Provvedimento dell’Autorità privacy italiana n. 231 del 10 giugno 2021 (Linee guida cookie e altri strumenti di tracciamento) che integra il Provvedimento n. 229 del 2014 e fornisce importanti precisazioni al fine di agevolare i titolari del trattamento nella corretta applicazione dell’attuale quadro regolamentare;
• della Raccomandazione n. 2/2001 del Gruppo Art. 29, relativa ai requisiti minimi per la raccolta dei dati online nell’UE;
• della Direttiva 2009/136/CE, modificativa della Direttiva 2002/58/CE (c.d. Direttiva e-Privacy), relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche;
• delle Linee Guida del WP 29 del 10 aprile 2019, ratificate dal Comitato europeo per la protezione dei dati personali e sostituite dalle Guidelines 05/2020 on consent under Regulation 2016/679 adottate il 4 maggio 2020

La presente policy descrive le modalità di gestione del solo sito web ufficiale del Gruppo Exprivia, ma non di altri siti web esterni consultabili eventualmente dall’utente tramite link presente sul sito web del Gruppo Exprivia. Informazioni aggiuntive potranno essere fornite all’interno di specifiche sezioni.

I trattamenti dei dati personali raccolti in alcuni format di alcune sezioni del sito (si citano a titolo d’esempio le sezioni “Newsletter”, Contact us, Whistleblowing e Candidature all’assunzione) sono disciplinati attraverso specifiche informative, disponibili nelle relative sezioni del sito web.

L’accesso al Sito non richiede all’utente/visitatore il conferimento di alcun dato personale.

1) TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI E FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

1.1) Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali degli utenti/visitatori è volto, in via esclusiva, a consentire agli utenti la navigazione all’interno del Sito web. II dati personali degli utenti potranno, altresì, essere utilizzati per l’adempimento degli obblighi di legge. In alcune sezioni del sito, in cui sono offerti servizi informativi organizzati dal Titolare del trattamento, potranno essere raccolti ulteriori dati personali e preferenze che potranno essere trattati unicamente previa raccolta del consenso espresso del visitatore.

1.2) Dati forniti volontariamente dall’utente

L’invio volontario ed esplicito di posta elettronica agli indirizzi indicati nei differenti canali di accesso di questo sito comporta la successiva acquisizione dei dati del mittente/utente, necessari per rispondere alle istanze prodotte, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti dallo stesso.

I dati personali forniti dagli utenti verranno comunicati a terzi solo nel caso in cui la comunicazione sia necessaria per ottemperare alle richieste degli utenti medesimi. I dati raccolti non saranno conservati per un periodo di tempo superiore a quello necessario per soddisfare lo scopo per cui sono stati acquisiti. Tali periodi di conservazione in generale si applicano a tutti i dati personali che sono stati raccolti per rispondere alle istanze prodotte.

1.3) Dati di navigazione

La piattaforma “software” preposta al funzionamento di questo sito web acquisisce, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi effettuate solo previa esplicita richiesta dell’Autorità Giudiziaria, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi di dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento.

1.4) Cookie Policy

I cookie sono piccoli file di testo che i siti visitati dagli utenti inviano ai loro terminali, dove vengono memorizzati informazioni che sono poi ritrasmessi agli stessi siti in occasione delle visite successive. I terminali cui ci si riferisce sono ad esempio, un computer, un tablet, uno smartphone, ovvero ogni altro dispositivo in grado di archiviare informazioni. Le informazioni codificate nei cookie possono includere dati personali, come un indirizzo IP, un nome utente, un identificativo univoco o un indirizzo mail, ma possono anche contenere dati non personali, come le impostazioni della lingua o informazioni sul tipo di dispositivo che una persona sta utilizzando per navigare nel sito web.

Oltre alle suddette informazioni, un cookie contiene, in genere, il nome del dominio Internet (l’indirizzo IP del sito) da cui proviene il cookie, la “durata” del cookie (cioè l’indicazione del momento in cui lo stesso scade), e un codice numerico, di solito un unico numero generato casualmente.

Questo sito non fa uso di strumenti di tracciamento passivi quali il fingerprinting ma fa uso esclusivo di identificatori attivi come i cookies.

1.4.1) Cookies tecnici utilizzati da questo sito e loro finalità

Questo sito utilizza cookies di tipo tecnico, che vengono installati automaticamente a seguito dell’accesso al sito, per il corretto funzionamento del sito web.

Rientrano in questo tipo di cookies quelli di navigazione o di sessione finalizzati unicamente a consentire la trasmissione della comunicazione su una rete di comunicazione elettronica o nella misura strettamente necessaria al fornitore di un servizio della società dell’informazione esplicitamente richiesto dal contraente o dall’utente a erogare tale servizio oppure, di funzionalità, che permettono all’utente la navigazione in funzione di una serie di criteri selezionati che, tra l’altro non contengono dati personali (ad esempio, la lingua, le scelte su alcuni tipi di cookies inerenti il tipo di dispositivo non tecnico) al fine di migliorare il servizio reso all’utente.

I cookies tecnici utilizzati da questo sito scadono in concomitanza con la chiusura del browser a meno di quelli contenenti la scelta dell’utente sui consensi dei cookies non tecnici che hanno una scadenza di 6 mesi.

In ogni momento, l’utente avrà comunque la facoltà di accettare o meno l’utilizzo dei cookie modificando le impostazioni del suo browser. Qualora l’utente utilizzasse dei computer diversi in differenti postazioni, dovrà assicurarsi che ogni singolo browser sia impostato correttamente. L’utente può facilmente cancellare ogni cookie installato nella cartella cookie, seguendo le procedure previste dal browser utilizzato.

1.4.2) Cookies pubblicitari o di profilazione

Alcune sezioni del sito web utilizzano piattaforme di terze parti che mostrano contenuti per i quali offrirle alcune tipologie di pubblicità, incluse quelle relative a servizi informativi offerti tramite il sito web, così come alcune pubblicità basate sugli interessi degli utenti. In particolare, dette sezioni utilizzano i cookie e le tecnologie di tracciamento fornite da HubSpot, una piattaforma di marketing automation e CRM utilizzata per finalità di raccolta dati, analisi del comportamento degli utenti e invio di comunicazioni personalizzate. I cookie di HubSpot consentono di monitorare le interazioni dell’utente con il sito web (ad esempio, compilazione di form, download di contenuti, visualizzazione di specifiche pagine) e di migliorare la qualità e la pertinenza dei messaggi inviati.

Le informazioni raccolte da HubSpot possono includere l’indirizzo IP, la posizione geografica approssimativa, il tipo di dispositivo e il comportamento di navigazione all’interno del sito. I dati sono trattati dal Titolare nel rispetto del principio di minimizzazione e non vengono condivisi con terze parti per finalità diverse da quelle dichiarate.

Terzi autorizzati potrebbero anche impostare cookie quando interagisci con i servizi di Exprivia. Per terzi si intendono motori di ricerca, social media e società che forniscono servizi pubblicitari. Tali terzi utilizzano i cookie nella fornitura di contenuti pubblicitari, inclusa la pubblicità definita in base ai suoi interessi, per valutare l’efficacia dei loro annunci e per fornire servizi per conto di Exprivia.

Gli annunci personalizzati, a volte noti come annunci basati sugli interessi, fanno parte dell’esperienza di utilizzo del sito web del Gruppo Exprivia. Mostriamo annunci personalizzati per aiutarla a trovare e scoprire caratteristiche, prodotti e servizi che potrebbero interessarle. Potrebbe vedere questi annunci anche su altri Servizi e su siti di terze parti. I cookies utilizzati in questa categoria sono utilizzati allo scopo di selezionare annunci personalizzati, misurare l’efficacia degli annunci visualizzati, individuare e prevenire frodi e danni alla reputazione di marchi e venditori che fanno pubblicità con Exprivia, nonché sviluppare, risolvere problemi e migliorare i nostri servizi pubblicitari.

È possibile richiedere la cancellazione dei propri dati personali dai nostri sistemi pubblicitari in qualsiasi momento. Se non richiede la cancellazione, conserviamo le sue informazioni personali per il tempo necessario a perseguire gli scopi pubblicitari descritti nella presente Informativa, come la selezione di annunci personalizzati o l’individuazione di attività fraudolente.

Se non sono cancellati manualmente, i cookie pubblicitari rimangono nel suo browser per un massimo di 13 mesi da quando ci ha fornito il consenso all’uso di questi cookie.

Per personalizzare gli annunci utilizziamo le informazioni personali sulle sue interazioni con i Servizi informativi disponibili nel sito web di Exprivia. Creiamo gruppi di visitatori, in base agli interessi individuati dalla loro navigazione.

Possiamo anche utilizzare cookie e identificatori simili, come l’indirizzo IP, per selezionare annunci personalizzati e capire quali annunci vengono cliccati o visualizzati. Ad esempio, possiamo utilizzare l’indirizzo IP per limitare il numero di volte in cui le viene mostrato lo stesso annuncio.

Il sito web di Exprivia utilizza i cookie di terze Parti pubblicitari e di profilazione per i quali è richiesto il suo esplicito e specifico consenso.

Per default tutti i cookie pubblicitari e di profilazione sono disabilitati. L’utente può in ogni momento acconsentire al loro uso o disabilitarli utilizzando il link “Impostazioni sui Cookie” posizionato al piè di pagina di ogni pagina web. Qualora il visitatore abbia eseguito l’accesso al sito per la prima volta o il sito web non ritrovi il cookie tecnico inerente le scelte eseguite sui cookie, il sito web presenterà un banner con una informativa breve e darà la possibilità di accettarli tutti, negarli tutti o personalizzarli singolarmente.

1.4.3) Cookies di terze parti e di social Plug-in

Le pagine del sito web del Gruppo Exprivia potrebbero contenere plug-in, ad esempio quelli dei Social Networks. Se si accede a una delle nostre pagine web dotate di un simile plug-in, il browser internet si collega direttamente al social e il plug-in viene visualizzato sullo schermo grazie alla connessione con il browser.

Exprivia utilizza il Plug-in AddToAny per consentire all’utente di condividere contenuti informativi pubblicati sul sito web in svariate piattaforme Social. Per maggiori informazioni sul Plug-in AddToAny si faccia riferimento al seguente link AddToAny Policy Privacy. Prima dell’utilizzo di tali Plug-in l’interessato è invitato a consultare la politica privacy degli stessi social networks, sulle loro pagine ufficiali. In alcuni casi i Plug-in potrebbero far uso di cookies di terze parti.

Il sito web di Exprivia fa uso dei cookies di terze parti di YouTube al fine di mostrare i video del Gruppo Exprivia pubblicati in Exprivia Channel. Per maggiori informazioni si faccia riferimento al seguente link YouTube Policy Privacy.

Inoltre, il sito web di Exprivia utilizza cookie analitici. I cookie di Google Analytics acquisiscono informazioni sulle modalità di utilizzo del visitatore del sito web. I dati raccolti comprendono il numero dei visitatori, la fonte da cui provengono e le pagine visitate. Exprivia li acquisisce in forma aggregata e anonima al solo fine di analizzare le sezioni del sito di maggior interesse e migliorare la sua offerta tramite il sito. Per maggiori informazioni si faccia riferimento al seguente link http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Per default tutti i cookie di terze parti e di social plug-in sono disabilitati. L’utente può in ogni momento acconsentire al loro uso o disabilitarli utilizzando il link “Impostazioni sui Cookie” posizionato al piè di pagina di ogni pagina web. Qualora il visitatore abbia eseguito l’accesso al sito per la prima volta o il sito web non ritrovi il cookie tecnico inerente le scelte eseguite sui cookie, il sito web presenterà un banner con una informativa breve e darà la possibilità di accettarli tutti, negarli tutti o personalizzarli singolarmente. In alcuni casi la loro disabilitazione potrebbe non consentire di utilizzare alcune funzionalità.

Si informa inoltre, che non accettando i cookie di marketing Lei non potrà visualizzare i video tematici pubblicati anche sui canali YouTube delle società del Gruppo e dalle stesse elaborati (es. podcast). Per questo motivo in ogni pagina web in cui sono presenti tali video laddove Lei tentasse l’accesso, senza aver preventivamente abilitato i cookies di marketing, Le comparirà un avviso in cui Le viene spiegato il motivo dell’inaccessibilità al video e Le viene ricordata la possibilità di modificare le Sue scelte in materia di cookie di marketing. A tal fine per agevolare la sua navigazione Lei troverà anche il link alla pagina web “Impostazione sui Cookies” che Le consente di abilitare tali cookies. Tale abilitazione potrà essere anche temporanea poiché, subito dopo aver visualizzato il video di suo interesse, e comunque in ogni momento, Lei potrà nuovamente disabilitare i cookies di marketing.

1.4.4) Ripresentazione del banner di richiesta dei consensi

La reiterazione della richiesta di consenso in presenza di una precedente mancata prestazione dello stesso è attività illegittima che, pertanto, Exprivia non effettuerà.

Il banner di acquisizione del consenso Le potrà essere ripresentato nei seguenti casi:

• Laddove siano decorsi almeno sei mesi dalla precedente presentazione del banner;
• Nel caso in cui siano mutate in modo significativo le condizioni del trattamento e, quindi, il banner assolva anche alla funzione informativa in ordine alle modifiche intervenute (es. in caso di modifica dei cookies di terze parti);
• Quando Exprivia non possa avere contezza del fatto che un cookie sia già stato in precedenza memorizzato sul dispositivo per essere trasmesso in una successiva visita dello stesso utente, al sito che lo ha generato (es. ipotesi in cui l’utente scelga di cancellare i cookie legittimamente installati nel proprio dispositivo senza che il titolare possa conservare la traccia della volontà di mantenere le impostazioni di default e, quindi, di proseguire la navigazione senza essere tracciati).

1.4.5) Come controllare le impostazioni relative ai cookie.

È possibile rimuovere i cookie esistenti e bloccare l’installazione di nuovi cookie anche mediante le impostazioni del browser.

Gli utenti/visitatori possono decidere di volta in volta se accettare o meno i cookie, configurando il proprio browser affinché generi un avviso ogni volta che viene salvato un cookie. I browser più diffusi prevedono la possibilità di bloccare esclusivamente i cookies di terze parti, accettando solo quelli propri del sito. Si faccia rifermento ai siti web informativi del browser utilizzato.

1.4.6) LINK AD ALTRI SITI

La navigazione sul sito web del Gruppo Exprivia consente di accedere, mediante link ad altri siti Web gestiti da terzi. Questi siti possono raccogliere informazioni personali sull’interessato. Exprivia non controlla i siti che vengono gestiti da tali soggetti e non può essere considerato responsabile per le condotte dei medesimi.

Le prescrizioni a tutela della privacy e della sicurezza dei dati personali trattati nei siti collegati da o verso il sito del Gruppo Exprivia non sono coperte dalla presente policy privacy. Exprivia, pertanto, non è responsabile delle condotte in materia di privacy tenute da questi siti.

2) MODALITA’ DEL TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati (ad es. utilizzando procedure e supporti elettronici) e/o manualmente (ad es. su supporto cartaceo) per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono raccolti e, comunque, in conformità alle disposizioni normative vigenti in materia. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Ai dati raccolti non sarà applicato alcun processo decisionale automatizzato.

Decorso tale termine, i dati saranno cancellati o trasformati in forma anonima, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per assolvere ad obblighi di legge o per adempiere ad ordini impartiti da Pubbliche Autorità.

3) FACOLTATIVITA’ DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati personali da parte dell’interessato, per le finalità descritte nel paragrafo precedente (1.2), è da ritenersi facoltativo. Il loro mancato conferimento può comportare l’impossibilità di navigare in talune sezioni del sito o di dar seguito ad eventuaoli istanze presentate.

4) TITOLARE, RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI (DPO) E INCARICATI

I Titolari del trattamento dei dati dei personali, relativi a persone identificate o identificabili che hanno consultato questo sito sono le Società appartenenti al Gruppo Exprivia:

• Exprivia S.p.A. con sede legale in via A. Olivetti, 11- Molfetta (BA);
• Exprivia Projects Srl con sede legale in Viale del Tintoretto 432 – Roma.

I Titolari del trattamento hanno nominato un Responsabile della protezione dei dati personali o Data Protection Officer in conformità agli artt. 37 ss. del Regolamento UE 2016/679 che può essere contattato:

• per Exprivia SpA al seguente indirizzo e mail: dpo_expriviaspa@exprivia.com
• per Exprivia Projects Srl al seguente indirizzo e mail: dpo_expriviaprojects@exprivia.com .

I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito sono curati esclusivamente da personale tecnico, incaricato/autorizzato ed istruito al corretto trattamento dei dati personali che, in nessun caso, saranno oggetto di diffusione.

5) COMUNICAZIONE E/O DIFFUSIONE DEI DATI

A meno di quanto dichiarato al punto 1.2, i dati personali forniti dall’utente non saranno oggetto di comunicazione a terzi o di diffusione e non saranno trasferiti a paesi terzi (extra UE) senza l’esplicito consenso eventualmente fornito dell’interessato.

6) DESTINATARI DEI DATI

Per il perseguimento delle finalità descritte, o nel caso in cui ciò sia indispensabile o richiesto da disposizioni di legge o da autorità provviste del potere di imporla, i Titolari si riservano la facoltà di comunicare i dati ai destinatari appartenenti alle seguenti categorie:

• il Data Protection Officer, per dare seguito alle istanze privacy degli interessati e per ogni ulteriore eventualità che rientri nei suoi compiti, come indicati dall’art. 39 del Regolamento UE 2016/679;
• Autorità di controllo e, in generale, soggetti, pubblici o privati, con funzioni di rilievo pubblicistico (es.: Prefettura Questura, Autorità Giudiziaria, in ogni caso solo nei limiti in cui ricorrano i presupposti stabiliti dalla normativa applicabile);
• altre società controllanti, controllate o collegate, ai sensi dell’art. 2359 c.c.;
• studi professionali o società nell’ambito di rapporti di assistenza e consulenza;
• soggetti che svolgono adempimenti di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dai Titolari;
• fornitori del Titolare, nominate formalmente responsabili del trattamento.

7) DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli “interessati”, ovvero le persone fisiche cui si riferiscono i dati, hanno il diritto, in qualunque momento, di accedere alle informazioni che li riguardano e chiederne l’aggiornamento, la rettificazione e l’integrazione, nonché la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati, nonché di opporsi in ogni caso in tutto o in parte al trattamento, per motivi legittimi, al loro trattamento ai sensi degli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679.

Gli interessati, inoltre, qualora il trattamento dei loro dati è basato su consenso, potranno in qualunque momento revocarlo. La revoca del consenso non inficia i precedenti trattamenti. Si ricorda che l’interessato può sempre opporsi al trattamento per fini promozionali.

I trattamenti di dati personali effettuati per fini di sicurezza informatica o per esigenze difensive rientrano tra i trattamenti per il legittimo interesse del Titolare, in tal caso l’interessato può opporsi solo per motivi connessi alla sua situazione particolare che il Titolare valuterà fermo restando l’esecuzione delle finalità difensive.

Per qualunque informazione in merito al trattamento dei dati, nonché per l’esercizio dei diritti di cui agli articoli 15-22 del Regolamento UE 2016/679, gli utenti possono inviare una e-mail agli indirizzi del DPO su indicati.

Inoltre, gli interessati hanno il diritto di rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Roma a Piazza Venezia, 11, o ad altra autorità per proporre un reclamo in merito al trattamento dei propri dati personali ai sensi dell’art. 77 nel caso in cui ritengano vi sia stata una violazione dei loro dati personali v. www.garanteprivacy.it.

8) MODIFICHE ALLA PRIVACY POLICY

La presente Privacy Policy può subire modifiche nel tempo – anche connesse all’eventuale entrata in vigore di nuove normative di settore, all’aggiornamento o erogazione di nuovi servizi ovvero ad intervenute innovazioni tecnologiche – per cui invitiamo l’utente/visitatore a consultare periodicamente questa pagina.

Exprivia si impegna a rendere il proprio sito Web accessibile, conformemente alla legge 9 gennaio 2004, n. 4, e successive modificazioni, e ai requisiti tecnici della norma UNI CEI EN 301 549 v3.2.1 (WCAG 2.1 livello AA). La presente dichiarazione di accessibilità si applica a: exprivia.it

Stato di conformità

Parzialmente conforme – Il sito è parzialmente conforme ai requisiti previsti dall’Appendice A della norma UNI CEI EN 301 549, in ragione delle non conformità elencate di seguito.

Contenuti non accessibili

I contenuti elencati di seguito non sono accessibili per inosservanza della legge 9 gennaio 2004, n. 4:

• C.9.1.1.1 – Alcuni contenuti non testuali presentati all’utente non hanno un’alternativa testuale equivalente che serva allo stesso scopo
• C.9.1.2.2 – Alcuni contenuti audio preregistrati sono privi di sottotitoli sincronizzati
• C.9.1.3.1 – In alcuni casi, informazioni, struttura o correlazioni trasmesse dalla presentazione delle pagine, non possono essere determinate programmaticamente (o non sono disponibili tramite testo)
• C.9.1.4.3 – La rappresentazione visiva del testo e di immagini contenenti testo non ha sempre il rapporto minimo di contrasto richiesto, salvo eccezioni previste della normativa (Es. i logotipi)
• C.9.1.4.5 – In alcuni casi sono state usate immagini di testo al posto del solo testo e non sono né personalizzabili né essenziali al tipi di informazioni veicolate
• C.9.1.4.10 – Il contenuto che non richiede una rappresentazione in due dimensioni (come tabelle di dati o mappe) non si ridispone quando cambia la dimensione visualizzata dal programma utente
• C.9.1.4.11 – Per alcuni componenti essenziali, anche nei diversi stati, il contrasto colore rispetto agli elementi adiacenti non supera il rapporto di 3:1
• C.9.2.1.1 – Alcune funzionalità non possono essere utilizzabili tramite tastiera (o interfaccia con input analogo)
• C.9.2.2.2 – Alcune animazioni, lampeggiamenti, scorrimenti o auto-aggiornamenti di informazioni avviati automaticamente, con durata superiore ai cinque secondi o presentate in parallelo con altri contenuti, non sono presenti meccanismi per interromperlo o per nasconderli
• C.9.2.4.1 – Manca un meccanismo per saltare i blocchi di contenuto che si ripetono su più pagine Web
• C.9.2.4.3 – In alcune pagine Web che possono essere navigate in modo sequenziale e in cui la sequenza di navigazione influisce sul loro significato e sul loro funzionamento, alcuni oggetti che potrebbero ricevere il focus non lo ricevono con un ordine tale da conservarne il senso e l’operatività
• C.9.2.4.4 – Lo scopo di alcuni collegamenti non può essere determinato dal testo del collegamento oppure dal testo del collegamento insieme a dei contenuti adiacenti
• C.9.2.4.6 – Intestazioni e/o etichette non chiariscono sufficientemente contenuti o funzionalità
• C.9.2.5.1 – In alcune funzionalità, che per il loro utilizzo richiedono gesti multi punto o basati su percorsi in cui questi movimenti sono essenziali, non è possibile la gestione con un puntatore singolo
• C.9.2.5.3 – Per alcuni componenti dell’interfaccia utente con etichette che includono testo o immagini di testo, il nome letto dagli ausili, non contiene il testo che viene presentato visivamente
• 9.3.3.2 – In alcuni moduli non sono presenti etichette o istruzioni per i campi che richiedono input da parte dell’utente
• C.9.4.1.2 – In alcuni casi i componenti dell’interfaccia utente (tra cui: elementi di un modulo, collegamenti e componenti generati da script…), nome, ruolo, stati, proprietà e valori non sono corretti o impostati o non è avvisato l’utente e le sue tecnologie assistive quando questi cambiano.

Redazione della dichiarazione di accessibilità

La presente dichiarazione è stata redatta il 04/06/2026, si basa su un’autovalutazione effettuata direttamente dal soggetto erogatore, supportata da analisi oggettive e soggettive (cfr. articolo 3, paragrafo 1, della decisione di esecuzione UE 2018/1523 della Commissione).

La dichiarazione è stata riesaminata da ultimo il 05/06/2026, rispettando la raccomandazione di riesaminare periodicamente (con frequenza almeno annuale) l’esattezza delle affermazioni contenute nella presente dichiarazione di accessibilità.

Feedback e informazioni di contatto

Per segnalare i casi di mancata conformità e per richiedere informazioni e contenuti che sono esclusi dall’ambito di applicazione della direttiva, inviare una mail a supportexprivia@it-present.com, indicando nell’oggetto: “Accessibilità EXPRIVIA.IT”.

Modalità di invio delle segnalazioni all’AgID

In caso di risposta insoddisfacente o di mancata risposta, nel termine di trenta giorni, alla notifica o alla richiesta, l’interessato può inoltrare una segnalazione ad AgID, tramite pec, al seguente indirizzo: protocollo@pec.agid.gov.it.

Informazioni sul sito

• 1. la data di pubblicazione: 5 Giugno 2026
• 2. sono stati effettuati i test di usabilità: sì
• 3. CMS utilizzato per il sito web: WordPress

Titolarità

La informiamo che i Suoi dati personali saranno trattati da Exprivia S.p.A., con sede legale in Molfetta (BA) alla Via A. Olivetti, 11, in qualità di Titolare del trattamento.

Finalità

I suoi dati, inclusa la mail, saranno acquisiti direttamente da Lei mediante la compilazione del form e trattati al fine di inviarLe le informazioni da Lei richieste, incluse richieste di documenti pubblicati sul sito web di Exprivia (ad esempio paper, white paper, report) o per gestire sue richieste di registrazione per la partecipazione ad eventi organizzati da Exprivia (ad esempio webinar).

In caso di suo specifico consenso i suoi dati, ivi compresa la mail, potranno essere impiegati anche per fini promozionali per inviarle materiale pubblicitario, comunicazioni commerciali, o effettuare attività di vendita diretta o ricerche di mercato (direct marketing). Il mancato rilascio del consenso avrà come unica conseguenza il mancato invio da parte nostra di materiale pubblicitario, brochure promozionali, inviti a workshop o altri eventi. La mancata prestazione del consenso per fini di direct marketing, tuttavia, non inciderà in alcun modo sull’evasione della sua richiesta di informazioni.

I suoi dati sono, inoltre, trattati per l’adempimento di obblighi di legge ed eventualmente per esigenze difensive o adempimenti di ordini delle Autorità.

Base legale del trattamento

La base legale del trattamento è costituita dal fine precontrattuale, dagli obblighi di legge, e legittimo interesse costituito, in questo caso, dal fine difensivo (solo ipotetico) o di sicurezza informatica e per evadere la sua richiesta di informazioni o la sua richiesta di registrazione ad eventi organizzati da Exprivia. Rispetto ai trattamenti perseguiti per legittimo interesse Lei può opporsi per motivi connessi alla sua situazione particolare. Il Titolare del trattamento, in caso di esercizio del diritto di opposizione, si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Inoltre, altra base legale, con riferimento ai trattamenti per il direct marketing, è il consenso che è sempre revocabile in modo agevole e gratuito facendo uso delle mail sotto indicate. L’eventuale revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Trasferimento

Il trattamento dei suoi dati personali per soddisfare le sue richieste di informazioni non saranno soggette al trasferimento verso terzi o al trasferimento verso Paesi extra UE. Invece si potrebbe procedere al trasferimento infragruppo nel caso in cui sia necessario per soddisfare la Sua richiesta.

Nel caso di richieste di partecipazione ad eventi organizzati da Exprivia, potrebbero venire a conoscenza dei suoi dati terzi soggetti, invitati da Exprivia come relatori, che li tratteranno come autonomi titolari del trattamento.

I suoi dati non costituiranno, in nessun caso, oggetto di diffusione.

Conservazione

I dati raccolti mediante questo form saranno conservati per il periodo strettamente necessario ad evadere la Sua richiesta. In caso di suo consenso all’uso dei dati per fini di direct marketing, i suoi dati inclusa la mail, potranno essere utilizzati fino a due anni salvo esercizio del diritto di opposizione che Lei può sempre far valere per l’utilizzo per fini di marketing o la concessione di un nuovo consenso. In virtù del principio di accountability, la documentazione dalla quale risulta il consenso, invece, potrà essere conservata fino a dieci anni per fini probatori.

Diritti

Lei ha il diritto di revocare il proprio consenso, eventualmente prestato, in qualsiasi momento e di esercitare i diritti di cui all’art. 15 e ss del GDPR (accesso, correzione, aggiornamento, opposizione al trattamento, rettifica, integrazione, limitazione, ecc.) rivolgendosi al Data Privacy Officer nominato dal Titolare alla mail dpo_expriviaspa@exprivia.com oppure direttamente al Titolare presso la Sua sede o ancora alla mail ufficioprivacy@exprivia.com. Lei, inoltre, può presentare reclamo innanzi all’Authority privacy in caso di violazione di dati personali www.garanteprivacy.it. Per sapere di più sui suoi diritti legga la policy privacy di Exprivia.

Persone coinvolte

Le società Exprivia S.p.A. e Exprivia Project S.r.l., ciascuna nella sua qualità di titolare del trattamento dei dati, rendono la seguente informativa privacy ai sensi degli art. 13 e 14 GDPR espressamente richiamato dall’art. 13 del D. Lgs. 24/2023 di attuazione della Direttiva CE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

Le seguenti informazioni sono rese ai fini di trasparenza nei confronti del segnalato e di qualsivoglia soggetto interessato potenzialmente riferito in una segnalazione e quindi coinvolto nella medesima (di seguito congiuntamente “segnalato”), anzitutto per metterlo al corrente dei limiti all’esercizio di alcuni diritti previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (GDPR):

• Diritto di informazione – il diritto di essere informato sul trattamento dei propri dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del GDPR riceve una limitazione alla luce degli obblighi di segretezza e di riservatezza imposti dall’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 che garantisce il diritto alla riservatezza dei dati, nonché del rischio di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento delle finalità del trattamento connesse alle segnalazioni nell’ambito del sistema di whistleblowing (v. art. 14, par. 5, lettere b) e d) del GDPR).
• Altri diritti dell’interessato – i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non sono preclusi in termini assoluti al soggetto interessato ma non possono essere esercitati (con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del GDPR) anche in ordine alla conoscenza della fonte del dato, qualora ne possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante (v. articolo 2-undecies del Codice Privacy e articolo 23 del GDPR). L’art. 2-undecies del Codice privacy, infatti, stabilisce dal 15 luglio 2023 al suo comma 3, in relazione alle specifiche limitazioni ai diritti dell’interessato che i diritti non possono essere esercitati laddove derivi un pregiudizio effettivo e concreto (tra le altre ipotesi previste) alla riservatezza dell’identità della persona che segnala le violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte ai sensi della Direttiva UE 2019/1937 che riguarda la segnalazione delle violazioni delle norme dell’Unione europea oppure che segnala le violazioni di cui agli artt. 52 bis e 52 ter del d. lgs. 385/1993 (ossia le violazioni alla Banca d’Italia da parte del personale delle banche) o ancora le segnalazioni presentate innanzi alla Consob o alla Banca d’Italia da parte del personale delle banche.

In particolare, in adempimento dell’obbligo di cui all’art. 2 undecies comma 3 del Codice privacy, si informa il segnalato e le altre persone coinvolte che l’esercizio dei diritti di cui agli articoli 15 – 22 del GDPR:

• potrà essere effettuato, in relazione alla fonte del dato e quindi alla conoscenza della stessa identità del segnalante nel solo caso in cui il segnalante abbia prestato il suo consenso oppure nel caso in cui la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato. Il segnalato viene informato che in quest’ultimo caso il segnalante ha il diritto di conoscere, con comunicazione scritta, le ragioni della rivelazione dei dati riservati quando la conoscenza del suo nominativo è indispensabile per la difesa della persona coinvolta (v. art. 12, commi 5 e 6 D. Lgs. 24/2023);
• potrà essere effettuato con i limiti di cui all’art. 2 undecies del Codice privacy sopra riportato (v. art. 13 comma 3 del D. Lgs. 24/2023) e sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (tra cui il D.lgs. 231/2001);
• potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante ed al fine di salvaguardare taluni interessi come lo svolgimento delle investigazioni difensive o l’esercizio del diritto di difesa;

In tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

L’esercizio dei diritti da parte del segnalato (incluso il diritto di accesso) potrà essere esperito, pertanto, nei limiti in cui la legge applicabile lo consente e, in particolare, si rileva che la richiesta verrà analizzata dagli organismi preposti al fine di contemperare l’esigenza di tutela dei diritti degli individui con la necessità di contrasto e prevenzione delle violazioni delle regole di buona gestione societaria ovvero delle normative applicabili in materia.

Categorie di dati personali e fonte di raccolta

I dati personali relativi al segnalato sono raccolti mediante la segnalazione e relativa documentazione fornita dal segnalante. I dati personali relativi al segnalato saranno ricompresi nelle seguenti categorie:

• dati anagrafici (e.g. nome, cognome, luogo e data di nascita);
• dati di contatto (e.g. indirizzo e-mail, numero di telefono, recapito postale);
• dati di natura professionale (e.g. livello gerarchico, area aziendale di appartenenza, ruolo aziendale, tipo di rapporto intrattenuto con le società del Gruppo Exprivia o altri soggetti terzi, professione);
• ogni altra informazione riferita al segnalato che il segnalante decide di condividere con il Titolare per meglio circostanziare la propria segnalazione, in relazione a:
  • condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 24/2023 quali gli illeciti civili, penali, amministrativi e contabili e le violazioni delle norme dell’Unione europea nonché le condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 o violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente;
  • irregolarità e/o comportamenti illeciti, commissivi o omissivi, che costituiscano o possano costituire violazione dei principi sanciti nel Codice Etico del Gruppo Exprivia, di policy e regole aziendali e/o che possano tradursi in frodi o in un danno, anche potenziale, nei confronti di colleghi, azionisti e stakeholder in generale o che costituiscano atti di natura illecita o lesiva degli interessi e della reputazione stessa dell’azienda;
  • attività e pagamenti impropri o sospetti, diversi dalle spese o contribuzioni espressamente previste dalle società Titolari, o ancora donazioni effettuate dai Titolari a pubblici ufficiali o senti o richieste di donazione che tali pubblici ufficiali o enti privati potrebbero effettuare.

Titolare, responsabile per la protezione dei dati (dpo) e incaricati

I Titolari del trattamento dei dati dei personali, relativi a persone identificate o identificabili raccolti tramite segnalazione sono le Società appartenenti al Gruppo Exprivia:

• Exprivia S.p.A. con sede legale in via A. Olivetti, 11- Molfetta (BA);
• Exprivia Projects Srl con sede legale in Via della Bufalotta 378 – Roma.

I Titolari del trattamento hanno nominato un Responsabile della protezione dei dati personali o Data Protection Officer in conformità agli artt. 37 ss. del Regolamento UE 2016/679 che può essere contattato:

• per Exprivia SpA al seguente indirizzo e mail: DPO_ExpriviaSpa@exprivia.com
• per Exprivia Projects Srl al seguente indirizzo e mail: DPO_ExpriviaProjects@exprivia.com .

I trattamenti connessi alla segnalazione sono curati esclusivamente da personale incaricato/autorizzato ed istruito al corretto trattamento dei dati personali che, in nessun caso, saranno oggetto di diffusione.

Lei potrà rivolgersi ai Titolari oppure al DPO alle mail sopra indicate per l’esercizio di tali diritti.

Finalità del trattamento

Il trattamento è eseguito con le finalità:

1. di avviare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione, appreso nell’esecuzione del rapporto di lavoro, relativamente ad attività illecite o fraudolenti che possono consistere in illeciti civili, penali, amministrativi, contabili o mancato rispetto del modello organizzativo 231/2001 e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione delle società del Gruppo Exprivia, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte;
2. Far osservare il divieto di compiere atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del soggetto segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione, anche mediante la comunicazione all’ANAC e all’Ispettorato Nazionale del Lavoro;
3. Adottare sanzioni disciplinari predisposte dal datore di lavoro conformemente al modello organizzativo di cui alla Legge 231/2001 sia nei confronti di chi vìola le misure di tutela del soggetto segnalante che nei confronti di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.

La base giuridica del trattamento va individuata, per tutte le segnalazioni che riguardano gli illeciti civili, penali, amministrativi e contabili della normativa nazionale nonché delle norme dell’Unione Europea indicate dalla Direttiva 2019/1937, nell’adempimento degli obblighi di legge del titolare di cui al D. Lgs. 24/2023 di attuazione della menzionata Direttiva. La base legale è, pertanto, costituita dall’art. 6 lett. C del GDPR e laddove si tratti di segnalazioni effettuate relativamente allo svolgimento di attività per la fornitura di servizi in favore di enti pubblici l’obbligo di legge risiede nell’art. 54 bis, comma 2, del d. lgs. 165/2001.

Con riferimento ai dati “particolari” di cui all’art. 9 del GDPR (es. dati sulla salute, razza, etnia, vita sessuale, convinzioni religiose politiche e sindacali, dati genetici, dati biometrici, ecc.) deve ritenersi che la base giuridica sia quella prevista dall’art. 9, par. 2 lett. f) ossia l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria fermo restando che, per alcuni aspetti legati al rapporto di lavoro, la base giuridica può essere rinvenuta nella lett. b) della medesima disposizione.

Relativamente, invece, ai dati giudiziari la raccolta può essere effettuata se preordinata all’attività di prevenzione della responsabilità penale dell’impresa conformemente alla ratio della legge 231/2001 nel rispetto della previsione di cui all’art. 10 del GDPR.

Modalità del trattamento e conservazione dei dati

I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati (ad es. utilizzando procedure e supporti elettronici) e/o manualmente (ad es. su supporto cartaceo) per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono raccolti e, comunque, in conformità alle disposizioni normative vigenti in materia. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Ai dati raccolti non sarà applicato alcun processo decisionale automatizzato e nessuna forma di profilazione.

La conservazione della documentazione avrà luogo per il periodo di cinque anni conformemente a quanto previsto dall’art. 14 D. Lgs. 24/2023 e tenuto conto della previsione di sanzioni amministrative in caso di varie inosservanze previste dall’art.   21 del D. Lgs. 24/2023 che rendono, pertanto, necessario procedere alla conservazione.Decorso tale termine, i dati saranno cancellati o trasformati in forma anonima, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per assolvere ad obblighi di legge o per adempiere ad ordini impartiti da Pubbliche Autorità o per esigenze difensive.

Trasferimento dei dati

Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, l’Ufficio interno whistleblowing presso le società Titolari, l’ODV, l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei conti (per le segnalazioni effettuate con riferimento alle attività degli enti in favore dei quali le società del Gruppo erogano servizi pubblici) l’ANAC e l’Ispettorato Nazionale del lavoro.

In particolare, la trasmissione potrà avvenire nei confronti di:

• consulenti esterni (per es. studi legali) eventualmente coinvolti nella fase istruttoria della segnalazione;
• L’Ufficio interno con funzioni di gestione delle segnalazioni istituito in adempimento dell’obbligo di cui al D. Lgs. 24/2023 e le funzioni aziendali coinvolte nell’attività di esame e valutazione delle segnalazioni;
• responsabile/i della/e funzione/i interessata/e dalla segnalazione (es. Funzione internal audit, Funzione legale, Organismo di Vigilanza o altra funzione di riferimento rispetto al soggetto segnalato);
• posizioni organizzative incaricate di svolgere accertamenti sulla segnalazione nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative attività di istruzione e/o trattazione;
• istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Agenzie investigative;
• organismo di vigilanza nominato ai sensi del D. Lgs. 231/2001 esclusivamente per i reati presupposto e nei casi di violazione dei modelli organizzativi, delle procedure specifiche approvate e del Codice etico;
• responsabile prevenzione corruzione e trasparenza (RPCT) laddove nominato;
• ANAC e l’Ispettorato Nazionale del lavoro laddove siano stati accertati atti ritorsivi nei confronti del segnalante.

I dati personali raccolti sono, altresì, trattati dal personale del Titolare, che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo previa designazione a soggetto autorizzato al trattamento ex art. 2 quaterdecies del Codice privacy. I dati personali raccolti non saranno oggetto di diffusione e non saranno trasferiti a paesi terzi (extra UE).

Lei potrà esercitare i diritti di cui agli art. 15 – 22 del GDPR, fermo restando le limitazioni di cui è stato informato anche nella presente informativa, quali il diritto di accesso, di rettifica, di cancellazione (diritto all’oblio), di limitazione o di portabilità innanzi ai Titolari presso le loro sedi o tramite mail anche al DPO. Facendo uso delle medesime modalità potrà richiedere l’elenco dei responsabili nominati ex. Art. 28 GDPR in relazione ai trattamenti di cui alla presente informativa.

PREMESSE NORMATIVE

Questa informativa è fornita agli utenti/visitatori che interagiscono con il sistema web ufficiale del Gruppo Exprivia, per le segnalazioni in merito a potenziali illeciti o irregolarità di cui si sia venuti a conoscenza nell’ambito dell’attività lavorativa e intende promuovere la cultura dell’etica e della legalità di fronte a condotte irregolari di cui si è testimoni, accessibile per via telematica a partire dall’indirizzo https://whistleblowing.exprivia.it.

Le seguenti informazioni sono rese, ai sensi:

• dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679;
• Del D. Lgs. 24 del 2023 che ha abrogato il co 2 bis dell’art. 6 del D. Lgs. 231/2001 ed introdotto in via specifica, all’art. 13, l’obbligo di rilasciare le informative privacy ai segnalanti nonché alle persone coinvolte;
• della Delibera nr. 311 del 12 luglio 2023 – “Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” meglio note come Linee Guida Whistleblowing pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale Serie Generale nr. 172 del 25 luglio 2023;
• del Parere del Garante per la protezione dei dati personali del 6 luglio 2023 sullo Schema delle Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne adottato dall’ANAC (docweb nr. 9912239);
• della Guida operativa per gli enti privati intitolata “Nuova disciplina whistleblowing” adottata da Confindustria nell’ottobre 2023;
• della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (in G.U.U.E. L 305, 26.11.2019, p. 17–56);
• della legge 30 novembre 2017 n. 179, «Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato», entrata in vigore il 29 dicembre 2017 che prevede un articolo inerente la «Tutela del dipendente o collaboratore che segnala illeciti nel settore privato», e stabilisce, per la prima volta nel nostro ordinamento, specifiche misure a tutela dei whistleblowers nel settore privato, aggiungendo il co. 2-bis all’interno dell’art. 6 del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, «Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300». Tale comma 2 bis è stato sostituito dall’art. 24 del d. lgs. nr. 24 del 2023 che stabilisce che i modelli organizzativi 231 prevedano i canali di segnalazione interna, il divieto di ritorsione ed il sistema disciplinare;
• del Parere del Garante del 4 dicembre 2019, doc web nr. 9215763, sullo schema di “Linee Guida in materia di tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza in ragione di un rapporto di lavoro ai sensi dell’art. 54 bis del d. lgs. 165/2001 (cd whistleblowing)” di ANAC.

OGGETTO DELLE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

Il sistema è destinato ai dipendenti del Gruppo Exprivia e a tutti coloro che, in generale, operano, in Italia e all’estero, per conto o a favore del Gruppo o che intrattengono relazioni d’affari con quest’ultimo attraverso qualunque tipo di contratto o incarico e che siano venuti a conoscenza del fato illecito che costituirà oggetto di segnalazione nel contesto lavorativo.

Gli eventi oggetto di segnalazione devono riguardare, in generale, il ragionevole e legittimo sospetto o la consapevolezza in buona fede di condotte illecite o di irregolarità di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito dell’attività lavorativa che possano nuocere all’integrità del Gruppo Exprivia quali, ad esempio, la violazione delle leggi italiane nel cui ambito rientrano le violazioni dei reati presupposto di cui al D. Lgs. 231/2001 e la violazione del modello organizzativo 231 nonché la violazione di norme europee direttamente applicabile e delle norme di attuazione in materia di contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, ma anche altre norme europee specificamente individuate.

Invece, non devono essere oggetto di segnalazione i fatti che riguardano:

• richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante, o della persona che ha presentato denunzia all’autorità giudiziaria o contabile che attendono ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego;
• alle segnalazioni di violazioni già disciplinate da altri atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato del d. lgs. 24/2023;
• alle segnalazioni in materia di sicurezza nazionale, apparati di difesa e materie analoghe.

La presente policy descrive le modalità di gestione del sistema ufficiale del Gruppo Exprivia, ma non di altri siti web esterni consultabili eventualmente dall’utente tramite link. Informazioni aggiuntive potranno essere fornite all’interno di specifiche sezioni.

Il D. Lgs. 24/2023, all’art. 12, richiede che venga tutelata l’identità del segnalante e di ogni altra informazione da cui possa evincersi, in modo diretto o indiretto, salvo che il segnalante abbia prestato il suo consenso alla comunicazione dei suoi dati a terzi.

Nell’ambito del procedimento disciplinare contro il segnalato l’identità del segnalante non può essere rilevata, nel caso in cui la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti ulteriori rispetto alla segnalazione.

Si tenga conto che nel caso in cui la conoscenza del segnalante sia indispensabile per la difesa del segnalato la segnalazione potrà essere impiegata nel procedimento disciplinare contro il segnalato solo se il segnalante darà il proprio consenso alla rilevazione della sua identità o sussistano le condizioni di legge. La presente informativa viene rilasciata sin da ora, anche ai sensi dell’art. 12 commi 5 e 6 del D. Lgs. 24/2023.

Riguardo le ipotesi in cui è necessario procedere alla rilevazione dell’identità del segnalante si rimanda alla Procedura di segnalazione per il whistleblowing predisposta da parte dei Titolari.

Si ricorda che a tutela della riservatezza la segnalazione per il whistleblowing è sottratta alle procedure di accesso alla legge 241/1990 ed alle procedure di accesso civico.

La invitiamo ad indicare nella segnalazione che vuole mantenere riservata la sua identità e che vuole avvalersi del sistema di tutela normative anche contro ritorsioni.

I VARI CANALI DI SEGNALAZIONE

Le ricordiamo che Lei per la segnalazione potrà fare uso di tutti i canali di segnalazione adottati da parte delle società Titolari quali:

• La piattaforma informatica accessibile dal sito delle società Titolari;
• Il numero di telefono del centralino aziendale da impiegare a seconda che Lei intenda o meno rilasciare informazioni sulla sua identità pur se le ricordiamo che il telefono in ogni caso consente di ascoltare la sua voce e che essa stessa è dato personale per cui Lei potrebbe essere identificabile;
• Richiesta di incontro che potrà essere avanzata tramite centralino aziendale, all’ufficio di gestione delle segnalazioni istituito presso le società Titolari e contattabile direttamente di persona o telefonicamente al numero dedicato attivato dalle società Titolari;
• L’invio tramite posta cartacea. Nel caso in cui scelga questa modalità Le chiediamo di usare una doppia busta ed inserire la segnalazione in una busta specifica indirizzata all’ufficio di segnalazione

Le chiediamo invece, di evitare di inviare le sue segnalazioni tramite mail o tramite PEC, poiché come evidenziato dal Garante privacy nel suo Parere del 6 luglio 2023, sulle Linee Guida ANAC del 2023 circa le segnalazioni di whistleblowing, tali modalità non ci consentono di tutelare la riservatezza della sua identità considerate le misure di sicurezza tecniche a protezione di tali modalità.

I canali di segnalazione interna vengono istituiti, nel settore privato, mediante il modello organizzativo 231 o con atto interno (ad esempio regolamento) che rinvii al medesimo modello.

LA FACOLTA’ DI REVOCA DELLA SEGNALAZIONE

Ricordiamo al segnalante che nell’opportunità di privilegiare la sua volontà, egli potrà sempre ritirare la segnalazione mediante apposita comunicazione da trasmettere attraverso il canale originariamente prescelto per l’inoltro della stessa. L’istruttoria potrà proseguire ugualmente se si tratta di fatti gravi.

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI E FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento è eseguito con le finalità:

1. Di adempiere a tutti gli obblighi previsti dal D. Lgs. 24 del 2023 in materia di whistleblowing che ha ratificato la Direttiva UE 2019/1937;
2. di avviare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione, appreso nell’esecuzione del rapporto di lavoro, relativamente ad attività illecite o fraudolenti, per come indicate dal D. Lgs. 24/2023, che possono riguardare:
   1. illeciti, amministrativi, contabili, civili o penali;
   2. condotte illecite rilevanti ai fini del d. lgs. 231/2001;
   3. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’unione europea;
   4. atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea;
   5. Atti o omissioni riguardanti il mercato interno o atti o omissioni che vanificano gli atti dell’Unione europea dei punti precedenti.
3. Far osservare il divieto di compiere atti di ritorsione o discriminatori ex art. 19 del D. Lgs. 24/2023, diretti o indiretti, nei confronti del soggetto segnalante e dei facilitatori per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione, anche mediante la comunicazione all’INPS;
4. Adottare sanzioni disciplinari predisposte dal datore di lavoro conformemente al modello organizzativo di cui alla Legge 231/2001 sia nei confronti di chi viola le misure di tutela del soggetto segnalante che nei confronti di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate;
5. Adempiere gli obblighi di legge (es. Reg. eur. 679/2016, D. lgs. 24 del 2023 sul whistleblowing, ecc.).

La base giuridica del trattamento è inerente la necessità di adempiere a un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare, con riferimento alle previsioni contenute nel D. Lgs. 24 del 2023 in materia di ratifica della Direttiva UE nr. 2019/1937 in materia di whistleblowing, nonché nella Legge 30 novembre 2017, n. 179 (“Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”) e nel Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”).

In via maggiormente dettagliata i trattamenti di dati personali effettuati dal Titolare sono, pertanto, necessari per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (art. 6, § 1, lett. c) del Regolamento 679/2016), e, con riguardo a categorie particolari di dati (art. 9, § 2, lett. b) del Regolamento 679/2016) o a dati relativi a condanne penali e reati, possono, altresì, essere considerati necessari per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico contemplato dall’ordinamento (art. 6, § 1, lett. e) e art. 9, § 2, lett. g) e 10 del Regolamento.

I dati personali dei segnalati potranno, altresì, essere utilizzati per l’adempimento degli obblighi di legge. I dati dei segnalanti potranno essere trattati solo nei casi previsti dalla normativa vigente.

Le prescrizioni a tutela della privacy e della sicurezza dei dati personali trattati nei siti collegati da o verso il sito del Gruppo Exprivia non sono coperte dalla presente policy privacy. Exprivia, pertanto, non è responsabile delle condotte in materia di privacy tenute da questi siti.

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati (ad es. utilizzando procedure e supporti elettronici) e/o manualmente (ad es. su supporto cartaceo) per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono raccolti e, comunque, in conformità alle disposizioni normative vigenti in materia e quindi non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, per come previsto dall’art. 14 del D. Lgs. 24/2023.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Ai dati raccolti non sarà applicato alcun processo decisionale automatizzato e nessuna forma di profilazione.

Decorso tale termine, i dati saranno cancellati o trasformati in forma anonima, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per assolvere ad obblighi di legge o per adempiere ad ordini impartiti da Pubbliche Autorità o per l’esercizio del diritto di difesa.

NOTIZIE SPECIFICHE PER IL CANALE DI SEGNALAZIONE COSTITUITO DALLA PIATTAFORMA INFORMATICA

I Titolari del trattamento non procedono alla tracciatura dei segnalanti che fanno uso del canale informatico.

NOTIZIE SPECIFICHE PER IL CANALE DI SEGNALAZIONE COSTITUITO DALL’INCONTRO DIRETTO

Il segnalante, ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. 24/2023, può richiedere di essere sentito da parte dell’Ufficio interno segnalazione per presentare la segnalazione mediante un incontro diretto.

In tal caso conformemente a quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023, all’art. 14 comma 4, si procede alla redazione del verbale.

In caso di redazione del verbale il segnalante ha il diritto di verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

NOTIZIE SPECIFICHE PER IL CANALE DI SEGNALAZIONE COSTITUITO DALLA LINEA TELEFONICA

Il segnalante potrà rappresentare i suoi sospetti di illecito anche telefonicamente.

La segnalazione è documentata per iscritto tramite un resoconto della conversazione, a cura dell’Ufficio interno di whistleblowing, il segnalante procede alla verifica, rettifica o conferma del contenuto del resoconto dettagliato mediante la propria sottoscrizione.

Nell’informativa breve rilasciata telefonicamente viene fatto riferimento al link in cui è presente questa informativa estesa.

TITOLARE, RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI (DPO) E INCARICATI

I Titolari autonomi del trattamento dei dati dei personali, relativi a persone identificate o identificabili raccolti tramite questo sistema sono le Società appartenenti al Gruppo Exprivia:

• Exprivia S.p.A. con sede legale in via A. Olivetti, 11- Molfetta (BA);
• Exprivia Projects S.r.l. con sede legale in Via della Bufalotta 378– Roma.

I Titolari del trattamento hanno nominato un Responsabile della protezione dei dati personali o Data Protection Officer in conformità agli artt. 37 ss. del Regolamento UE 2016/679 che può essere contattato:

• per Exprivia S.p.A. al seguente indirizzo e mail: DPO_ExpriviaSpa@exprivia.com
• per Exprivia Projects Srl al seguente indirizzo e mail: DPO_ExpriviaProjects@exprivia.com .

I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito sono curati esclusivamente da personale tecnico, incaricato/autorizzato ed istruito al corretto trattamento dei dati personali che, in nessun caso, saranno oggetto di diffusione.

Ai fini della gestione della procedura di whistleblowing sono stati individuati anche i soggetti autorizzati al trattamento nelle persone che compongono l’Ufficio di whistleblowing ai sensi dell’art. 2 quaterdecies del Codice privacy.

L’ufficio di gestione delle segnalazioni di whistleblowing è un ufficio interno. Per le modalità di contatto e la sua composizione vedi la Procedura di whistleblowing pubblicata sui siti delle società titolari.

COMUNICAZIONE E/O DIFFUSIONE DEI DATI

Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei conti e l’ANAC.

In particolare, la trasmissione potrà avvenire nei confronti di:

• consulenti esterni (per es. studi legali) eventualmente coinvolti nella fase istruttoria della segnalazione;
• i componenti dell’Ufficio interno whistleblowing e le funzioni aziendali coinvolte nell’attività di esame e valutazione delle segnalazioni;
• posizioni organizzative incaricate di svolgere accertamenti sulla segnalazione nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative attività di istruzione e/o trattazione;
• istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Agenzie investigative;
• organismo di vigilanza nominato ai sensi del D. Lgs. 231/2001 laddove la segnalazione riguardi un reato presupposto o la violazione del modello organizzativo 231;
• responsabile prevenzione corruzione e trasparenza (RPCT) laddove sussistente;
• il segnalato laddove la conoscenza dell’identità del segnalante sia necessaria per la difesa del segnalato;
• l’INPS e l’ANAC laddove siano stati accertati atti ritorsivi nei confronti del segnalante.

I dati personali raccolti sono, soprattutto, trattati dal personale del Titolare che compone l’Ufficio Interno di Whistleblowing, che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo.

Tali istruzioni sono contenute sia nella specifica procedura pubblicata sul sito che nelle istruzioni predisposte anche ai fini formativi.

I dati personali raccolti non saranno oggetto di diffusione e non saranno trasferiti a Paesi terzi (extra UE).

CONSERVAZIONE DEI DATI

I Titolari hanno l’obbligo di conservare la segnalazione non oltre cinque anni a decorrere dalla data dell’esito finale della procedura di segnalazione (art. 14, comma 1, del Decreto). Nel caso in cui tale esito debba essere comunicato al segnalante che ha fornito i suoi dati personali tale termine fa riferimento alla data di comunicazione dell’esito finale al segnalante come da Linee Guide ANAC deliberazione nr. 211 dell’11 luglio 2023.

I Titolari tuteleranno la riservatezza durante tale periodo (fatte salve le ipotesi previste dall’art. 12, commi 3-5, del Decreto), e, decorso tale periodo, dovendo la segnalazione essere cancellata, verrebbe comunque, meno la possibilità di risalire all’identità del segnalante (parte prima, par. 4.1.3)

Tutti i dati ricevuti nella segnalazione che palesemente siano irrilevanti rispetto alla vicenda segnalata saranno cancellati.

La cancellazione avverrà con modalità differenti a seconda delle modalità di ricezione della segnalazione medesime per cui potrà essere effettuata mediante eliminazione, o distruzione, ecc..

La cancellazione nella piattaforma informatica, ad esempio, avverrà tramite eliminazione.

Durante tutto il periodo di conservazione dei dati il segnalante che ha deciso di non restare anonimo (e che potrà avvalersi del sistema di tutela contro le ritorsioni), ha il diritto di accesso a tutti i documenti inerenti l’istruttoria ed il procedimento fino a quando essi non vengono cancellati.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli “interessati”, ovvero le persone fisiche cui si riferiscono i dati, hanno il diritto, in qualunque momento, di accedere alle informazioni che li riguardano e chiederne l’aggiornamento, la rettificazione e l’integrazione, nonché la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati, nonché di opporsi in ogni caso in tutto o in parte al trattamento, per motivi legittimi, al loro trattamento ai sensi degli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679.

Gli interessati, inoltre, qualora il trattamento dei loro dati è basato su consenso, potranno in qualunque momento revocarlo (ad esempio ai fini della comunicazione dell’identità al segnalato, laddove tale conoscenza non sia indispensabile per la difesa del segnalato). La revoca del consenso non inficia i precedenti trattamenti. Si ricorda che l’interessato può sempre opporsi al trattamento per fini promozionali.

La portabilità consiste nel diritto dell’interessato alla ricezione, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, dei dati personali forniti ai Titolari, nonché la trasmissione degli stessi a un altro titolare del trattamento, e ciò in qualsiasi momento, anche alla cessazione dei rapporti eventualmente intrattenuti con i Titolari.

I trattamenti di dati personali effettuati per fini di sicurezza informatica o per esigenze difensive rientrano tra i trattamenti per il legittimo interesse del Titolare, in tal caso l’interessato può opporsi solo per motivi connessi alla sua situazione particolare che il Titolare valuterà fermo restando l’esecuzione delle finalità difensive.

Per qualunque informazione in merito al trattamento dei dati, nonché per l’esercizio dei diritti di cui agli articoli 15-22 del Regolamento UE 2016/679, gli utenti possono inviare una e-mail agli indirizzi del DPO sopra indicati.

Inoltre, gli interessati hanno il diritto di rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali o ad altre Autorità per proporre un reclamo in merito al trattamento dei propri dati personali, nel caso in cui vi sia una violazione di Legge, ai sensi dell’art. 77 del GDPR.