Exprivia S.p.A., con sede legale in via A. Olivetti, 11- Molfetta (BA), nella sua qualità di Titolare del trattamento dei dati, Le rilascia le seguenti informazioni, ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, poiché i dati sono raccolti presso terzi.

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI E FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

Tipologia di dati

I dati che trattiamo sono esclusivamente dati comuni raccolti tramite gli organizzatori degli eventi cui abbiamo partecipato e che hanno preventivamente raccolto il suo consenso al trasferimento delle mail ai propri partner o sponsor, previamente determinati, tra i quali rientra Exprivia S.p.A.;

In alternativa i suoi dati potrebbero essere stati raccolti, a seguito del suo consenso alla comunicazione prestato ad altre società del Gruppo Exprivia, che hanno partecipato come partner o sponsor ad eventi ed hanno ricevuto la mail a loro volta dagli organizzatori di tali eventi che hanno raccolto un consenso informato.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO E BASE LEGALE

INVIO NEWSLETTER

La sua mail, raccolta presso terzi secondo le modalità sopra indicate, viene impiegata, in caso di Suo specifico consenso, per l’invio di newsletter.

Exprivia S.p.A., in caso di Suo specifico consenso, potrà inviarLe delle newsletter o whitepaper nelle quali troverà informazioni sui prodotti e servizi offerti dal Gruppo Exprivia, informazioni sugli eventi organizzati oppure sugli eventi ai quali si intende partecipare come sponsor oppure come Partner, informazioni su novità normative o attività di interesse del mondo IT di cui Exprivia fa parte o iniziative delle società del Gruppo o ancora attività informative analoghe come gli atti dei convegni o seminari cui Exprivia eventualmente ha partecipato.

BASE LEGALE – La base legale del trattamento è l’art. 6.1.a GDPR, vale a dire il suo consenso.

CONSERVAZIONE – I dati saranno conservati per due anni, decorso tale periodo Le sarà inviata una mail nella quale Le chiederemo se è ancora interessato a ricevere le newsletter, i whitepaper o altre attività informative analoghe, da parte di Exprivia S.p.A., solo se Lei convaliderà la mail cliccando sul link che Le sarà inviato potrà ricevere successive comunicazioni per i successivi due anni; in caso contrario la sua mail sarà cancellata. Resta fermo il suo diritto di procedere in qualsiasi momento, anche prima del decorso del termine biennale, alla revoca del consenso.

La revoca del consenso non inficia i precedenti trattamenti.

FINALITA’ DIFENSIVA E BASE LEGALE

Exprivia S.p.A. potrà trattare i suoi dati nell’eventualità in cui sia necessario accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o in ambito stragiudiziale (“Finalità difensiva”).

BASE LEGALE Per la Finalità difensiva la base giuridica è da rinvenirsi nell’art. 6.1.f) del Regolamento, in quanto il trattamento è necessario per soddisfare eventuali esigenze difensive.

CONSERVAZIONE Per tale finalità la conservazione avrà luogo per il periodo massimo di prescrizione del diritto, lungo l’intera attività difensiva e per il periodo massimo di dieci anni decorrenti dall’emanazione della sentenza da mettere in esecuzione.

ADEMPIMENTO DI OBBLIGO DI LEGGE

I suoi dati potranno essere impiegati per l’adempimento degli obblighi di legge come in caso di richiesta dell’autorità giudiziaria o per dare seguito alle sue istanze privacy.

BASE LEGALE – In tale caso la base legale del trattamento è costituita dall’art. 6.1.c.

CONSERVAZIONE – In tale caso la conservazione avrà luogo per dieci anni.

Tracking pixel e profilazione

La informiamo che il Titolare del trattamento fa uso nelle mail dei tracking pixel per cui l’utente che voglia impedire tecnicamente che tali strumenti vengano scaricati sul suo PC può impostare la funzione di lettura dell’e-mail esclusivamente in formato testo. In questo modo il tracking pixel al pari di qualsiasi altra immagine non sarà scaricato e, quindi, non potrà tracciare il comportamento del destinatario della comunicazione.

Il trattamento di tali tracking pixel avviene nel rispetto dell’art. 122 del Codice privacy poiché essi consentono per un verso l’“archiviazione delle informazioni nell’apparecchio terminale di un contraente o di un utente” (vale a dire l’inserimento del pixel di tracciamento nella e-mail) e, per un altro verso, successivamente consentono l’ “accesso a informazioni già archiviate” (vale a dire la rilevazione, tramite quel pixel, del comportamento dell’utente).

Riteniamo, inoltre, opportuno informarLa che l’inclusione dei pixel di tracciamento nelle e-mail costituisce un’istruzione, diretta al suo terminale, di inviare informazioni specifiche ai soggetti che li utilizzano, tali informazioni sono costituite da:

• l’identificativo del pixel,
• lo user ID,
• il message ID,
• il delivery ID sotto forma di time stamp in relazione all’invio effettivo,
• eventuali token di sicurezza a presidio dell’integrità del messaggio

e consentono il monitoraggio dell’apertura della mail e dei click dell’interessato su bottoni di iscrizione e link a contenuti del sito web Exprivia.

L’invio delle informazioni consente anche il monitoraggio delle sue abitudini ……… e di profilarla e per questo motivo Le abbiamo richiesto uno specifico consenso per la raccolta dei tracking pixel per la finalità di profilazione. Tramite l’utilizzo dei tracking pixel, infatti, la società Titolare provvede all’esecuzione di attività di segmentazione e profilazione comportamentale automatizzata. Nel caso in cui Lei non presti il consenso per l’attività di profilazione ma lo presti per l’attività di marketing, il Titolare, salvo che Lei eserciti il diritto di opposizione, potrà usare il tracking pixel per eseguire l’attività promozionale generica (es. decidendo quali prodotti e servizi riscuotono maggiore successo o quali tipologie di mail non vengono aperte) ma non quella personalizzata basata sulla profilazione.

La informiamo, inoltre, che Lei ha il diritto di esercitare il diritto di opposizione all’impiego del tracking pixel e che tale diritto di revoca del consenso può essere esercitato con modalità granulare rispetto all’opposizione del trattamento per fini di marketing o altri diritti analoghi.

Lei potrà, quindi, esercitare il diritto di revoca all’uso del tracking pixel avvalendosi dell’apposito link posizionato nel footer della mail che la ricondurrà verso l’area dedicata all’esercizio del Suoi diritti.

Cliccando sul link, quindi, Lei potrà accedere ad un’area a Lei riservata per l’esercizio dei suoi diritti privacy in cui potrà richiedere di cessare l’inoltro delle mail indesiderate oppure di cessare esclusivamente l’impiego dei tracking pixel (mediante i quali viene effettuata attività di profilazione di marketing) continuando, quindi, a ricevere le comunicazioni di posta elettronica di natura promozionale generiche e non personalizzate, prive di marcatori.

L’esercizio del diritto di revoca al tracciamento non inciderà in alcun modo sulla sua possibilità di fruire dei servizi e prodotti offerti nel pieno rispetto della sua libertà di scelta.

3 CONSENSO E REVOCA

Per raccogliere validamente il suo consenso per l’invio di newsletter utilizziamo una doppia procedura di opt-in (cd. double opt in).

Il consenso, infatti, sarà considerato valido solo se il titolare dell’indirizzo e-mail ha precedentemente confermato l’attivazione della newsletter cliccando sul link indicato nell’e-mail di conferma. Al fine di attestare quanto avvenuto, procediamo a registrare il completamento delle singole fasi della doppia procedura di opt-in.

Per quei trattamenti per i quali è necessario procedere alla raccolta del consenso come base di legalità, Lei potrà sempre procedere alla revoca. Pertanto, per il trattamento costituito dall’invio di newsletter potrà revocare il consenso in ogni momento, rivolgendosi alla mail del DPO, ed al fine di agevolarla in ogni mail di invio della newsletter troverà il link per esercitare il suo diritto di opposizione.

La revoca del consenso non inficia i trattamenti precedentemente eseguiti.

L’esercizio del diritto di opposizione implicherà la cancellazione della sua mail dalla banca dati newsletter che sarà annotata sulle nostre banche dati.

4 RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI (DPO)

Il Titolare del trattamento ha nominato, unitamente alle altre società del Gruppo Exprivia, un Responsabile della protezione dei dati personali o Data Protection Officer in conformità agli artt. 37 ss. del Regolamento UE 2016/679 che può essere contattato: al seguente indirizzo e mail: DPO_ExpriviaSpa@exprivia.com.

5 COMUNICAZIONE E/O DIFFUSIONE DEI DATI

Nell’ambito dell’organizzazione di Exprivia, i Suoi dati potranno essere trattati dai dipendenti che necessitano di conoscerli e/o utilizzarli limitatamente allo svolgimento delle relative mansioni e ai fini della fornitura dei servizi richiesti. Tali soggetti sono nominati per iscritto da Exprivia S.p.A. quali autorizzati del trattamento e formati sugli obblighi previsti dal GDPR. Questa ipotesi non costituisce una forma di comunicazione ma di trasferimento dei dati.

5.1 L’AMBITO DI COMUNICAZIONE

I Suoi dati, invece, potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:

consulenti esterni (es. studi legali) per l’esercizio del diritto di difesa o per fini di sicurezza informatica;

istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Authority privacy per l’adempimento di obblighi di legge;

previo consenso, le altre società del Gruppo Exprivia, il cui elenco può essere visionato al link indicato nel paragrafo che segue, che potranno usarli per le medesime finalità.

I dati personali raccolti non saranno oggetto di diffusione.

6 TRASFERIMENTO EXTRA UE

I Suoi dati personali saranno conservati in un server collocato all’interno dell’Unione Europea.

Non trasferiamo i Suoi dati personali al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo, per le finalità di cui al paragrafo 2 della presente informativa.

In particolare, in caso di trasferimento verso Paesi terzi per i quali la Commissione Europea non abbia emesso un giudizio di adeguatezza del livello di protezione dei dati personali, Exprivia adotterà le misure di garanzia previste dal Capo V “Trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali” del Regolamento, tra cui la sottoscrizione di clausole contrattuali standard.

Per quanto riguarda, invece, il trasferimento dei dati alle altre Società del Gruppo Exprivia con sede in Paesi extra UE non dotati di normativa adeguata, esso avrà luogo esclusivamente nel caso in cui siano state sottoscritte delle clausole contrattuali standard.

7 DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli “interessati”, ovvero le persone fisiche cui si riferiscono i dati, possono, in qualunque momento, esercitare i seguenti diritti di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR:

Diritto d’accesso: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali alle informazioni specificate nell’art. 15 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;

Diritto di rettifica: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;

Diritto alla cancellazione: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, qualora sussistano i motivi specificati nell’art. 17 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;

Diritto di limitazione di trattamento: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dall’art. 18 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;

Diritto alla portabilità dei dati: ha il diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che la riguardano forniti al titolare del trattamento. Ha altresì il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento, senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti, qualora ricorrano i presupposti previsti dall’art. 20 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;

Diritto di opposizione: ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano nei casi e con le modalità previste dall’art. 21 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;

Diritto in qualsiasi momento di revocare il consenso ex art. 7 c. 3 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, ferma la liceità del trattamento effettuato sulla base del consenso successivamente revocato;

Diritto a non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona, secondo le modalità previste dall’art. 22 del GDPR. I suddetti diritti possono essere esercitati inviando una richiesta ad Exprivia S.p.A., all’indirizzo sopra indicato, oppure al Responsabile della Protezione dei dati appositamente nominato per il gruppo Exprivia, e sempre contattabile all’indirizzo e-mail dpo_expriviaspa@exprivia.com.

Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo. Infine, laddove ritenga che il trattamento dei Suoi dati avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento o ritenga che la risposta che Le è stata già rilasciata dal Titolare non sia soddisfacente, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) come previsto dall’art. 77 del Regolamento medesimo o adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

FORMULE DI CONSENSO

• Ho preso visione dell’informativa privacy rilasciatami da Exprivia S.p.A.
• Autorizzo Exprivia S.p.A. all’uso della mia mail per l’invio di newsletter o whitepaper o attività informative a loro assimilabili relative ai servizi IT;
• Autorizzo Exprivia S.p.A. all’uso della mia mail, ivi compresi i tracking pixel che, registrando l’apertura della mail e i click, consentono di personalizzare le campagne promozionali, per fini di profilazione al fine di proporLe i servizi IT di suo maggiore interesse.